Central de Certificados | Como podemos ajudar?

Cadastro de Certificados Digitais e Habilitação das Procurações

🎯 Objetivo da tela

A Central de Certificados é uma das configurações mais importantes da NOTAX para utilização das rotinas tributárias automatizadas.

É aqui que cadastramos os certificados digitais e suas respectivas senhas, permitindo que a NOTAX utilize as autorizações configuradas para acessar os ambientes da Receita Federal necessários às automações.

Esse cadastro é essencial para o funcionamento de rotinas como Caixa Postal, Intimações, e-Processos Digitais, Situação Fiscal e Gestão/Importação de PER/DCOMP.

🔐 Duas formas de utilizar o certificado

A NOTAX permite trabalhar de duas maneiras.

1. Certificado do próprio cliente

Quando o cliente possui seu próprio certificado digital, basta vinculá-lo ao cadastro correspondente, fazer o upload do certificado e informar a senha.

Nesse cenário, a NOTAX utiliza o certificado daquele próprio CNPJ/CPF nas rotinas autorizadas.

2. Certificado do escritório com procurações

Esse é um recurso especialmente útil para escritórios jurídicos, contábeis e consultorias tributárias.

Em vez de cadastrar individualmente o certificado de cada cliente, podemos cadastrar o certificado do próprio escritório e indicar quais clientes concederam procuração para aquele certificado.

Assim, um único certificado pode ser utilizado para acessar as informações de diversas pessoas ou empresas representadas pelo escritório, conforme as procurações existentes.

➕ Cadastrando um certificado

Para realizar o cadastro, acesse:

Configurações → Central de Certificados → + Adicionar

Na tela de cadastro, informe a Pessoa à qual pertence o certificado, selecione o arquivo do certificado digital e informe sua Senha.

Depois disso, temos uma configuração muito importante:

Habilitar procurações

Ative essa opção quando o certificado cadastrado possuir procurações para representar outros clientes.

Ao habilitá-la, a NOTAX apresenta a área:

Pessoas autorizadas por procuração

É nela que indicaremos quais pessoas ou empresas poderão ser acessadas utilizando aquele certificado.

👥 Selecionando os clientes com procuração

Clique em Selecionar pessoas.

A NOTAX apresentará os cadastros disponíveis para vinculação.

Você poderá selecionar individualmente os clientes desejados ou utilizar Selecionar todos, quando aplicável.

Após selecionar, clique em Confirmar.

Dessa maneira, estamos informando ao sistema:

Este certificado pertence ao escritório e estas são as pessoas/empresas que poderão ser acessadas por meio das procurações correspondentes.

Depois de concluir os vínculos, clique em Salvar.

📋 Centralização de Certificados

Na tela principal, a NOTAX apresenta uma visão consolidada dos certificados cadastrados, incluindo informações como:

Isso permite acompanhar não apenas os certificados, mas também identificar rapidamente quais possuem procurações vinculadas e a situação da autenticação em duas etapas.

⭐ Verificação em duas etapas

Um dos recursos importantes da Central de Certificados é o tratamento dos acessos que possuem verificação em duas etapas.

Quando a coluna Verificação 2 Etapas estiver como Pendente, acesse o menu de ações do certificado e clique em:

Aprovar verificação em duas etapas

A NOTAX abrirá uma tela solicitando o Código de verificação.

Nesse momento, abra o aplicativo gov.br, obtenha o código de acesso/verificação em duas etapas, informe-o no campo indicado e clique em Enviar.

Após a autenticação ser concluída, a situação passa para:

Verificação 2 Etapas: Ativo

E a coluna Validade 2 Etapas passa a demonstrar até quando aquela autorização estará válida.

⏱️ Autenticação por 30 dias

Esse é um ponto importante da rotina.

Após realizar corretamente a aprovação da verificação em duas etapas, a autenticação fica válida pelo período correspondente exibido pela NOTAX, permitindo que as automações utilizem aquele acesso durante esse intervalo sem exigir uma nova validação a cada execução.

No fluxo atual, essa autorização pode permanecer válida por até 30 dias. Ao término da validade, será necessário realizar novamente o procedimento de aprovação para manter as automações funcionando.

⚠️ Portanto, acompanhe a coluna “Validade 2 Etapas”

Se a autenticação expirar e o acesso depender da verificação em duas etapas, as rotinas relacionadas àquele certificado poderão deixar de conseguir realizar as consultas até que uma nova autenticação seja feita.

🤖 Por que esse cadastro é tão importante?

A Central de Certificados funciona como uma das bases de acesso para o módulo de Automatizações da NOTAX.

Com os certificados e procurações corretamente configurados, o sistema consegue utilizar os acessos necessários para executar as rotinas tributárias habilitadas, como:

Caixa Postal → captura das comunicações disponibilizadas nos ambientes consultados.

Intimações → acompanhamento das intimações disponíveis.

e-Processos Digitais → consulta das informações e movimentações dos processos digitais.

Situação Fiscal → captura das informações utilizadas na consulta da situação fiscal.

PER/DCOMP → suporte às rotinas de importação, consulta e gestão das informações relacionadas aos pedidos e declarações.

Por isso, antes de iniciar a utilização dessas automações, é fundamental verificar se os certificados, senhas, procurações e autenticações necessárias estão corretamente configurados.

💡 Exemplo prático

Imagine um escritório que administra 100 clientes.

Se esses clientes concederam as procurações necessárias ao certificado do escritório, não é preciso necessariamente cadastrar 100 certificados diferentes.

Podemos cadastrar o certificado do escritório, habilitar Procurações e vincular os clientes que possuem as respectivas autorizações.

A NOTAX passa a saber quais pessoas estão vinculadas àquele certificado e poderá utilizar essa configuração nas rotinas correspondentes.

Isso torna a operação muito mais organizada e escalável para escritórios que administram grandes carteiras.

⚠️ Pontos importantes

Confira sempre o vencimento do certificado digital.
A senha informada deve corresponder ao certificado cadastrado.
Utilize Habilitar procurações quando o certificado representar outros clientes.
Vincule somente as pessoas efetivamente autorizadas pela procuração correspondente.
Acompanhe o status da Verificação em 2 Etapas.
Acompanhe principalmente a Validade 2 Etapas, renovando a autenticação quando necessário.
Alterações ou vencimentos de certificados e autorizações podem impactar diretamente as automações dependentes daquele acesso.

🔑 Resumindo

Certificado do cliente → acesso às informações daquele próprio cliente.

Certificado do escritório + procurações → permite centralizar os clientes representados por aquele certificado.

Verificação em duas etapas → pode ser aprovada pela Central de Certificados e permanecer válida pelo período apresentado no sistema, atualmente de até 30 dias.

Central de Certificados corretamente configurada → é requisito fundamental para que as automações tributárias da NOTAX consigam executar as consultas e capturas autorizadas.