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Central de Certificados
Cadastro de Certificados Digitais e Habilitação das Procurações 🎯 Objetivo da tela A Central de Certificados é uma das configurações mais importantes da NOTAX para utilização das rotinas tributárias automatizadas. É aqui que cadastramos os certificados digitais e suas respectivas senhas, permitindo que a NOTAX utilize as autorizações configuradas para acessar os ambientes da Receita Federal necessários às automações. Esse cadastro é essencial para o funcionamento de rotinas como Caixa Postal, Intimações, e-Processos Digitais, Situação Fiscal e Gestão/Importação de PER/DCOMP. 🔐 Duas formas de utilizar o certificado A NOTAX permite trabalhar de duas maneiras. 1. Certificado do próprio cliente Quando o cliente possui seu próprio certificado digital, basta vinculá-lo ao cadastro correspondente, fazer o upload do certificado e informar a senha. Nesse cenário, a NOTAX utiliza o certificado daquele próprio CNPJ/CPF nas rotinas autorizadas. 2. Certificado do escritório com procurações Esse é um recurso especialmente útil para escritórios jurídicos, contábeis e consultorias tributárias. Em vez de cadastrar individualmente o certificado de cada cliente, podemos cadastrar o certificado do próprio escritório e indicar quais clientes concederam procuração para aquele certificado. Assim, um único certificado pode ser utilizado para acessar as informações de diversas pessoas ou empresas representadas pelo escritório, conforme as procurações existentes. ➕ Cadastrando um certificado Para realizar o cadastro, acesse: Configurações → Central de Certificados → + Adicionar Na tela de cadastro, informe a Pessoa à qual pertence o certificado, selecione o arquivo do certificado digital e informe sua Senha. Depois disso, temos uma configuração muito importante: Habilitar procurações Ative essa opção quando o certificado cadastrado possuir procurações para representar outros clientes. Ao habilitá-la, a NOTAX apresenta a área: Pessoas autorizadas por procuração É nela que indicaremos quais pessoas ou empresas poderão ser acessadas utilizando aquele certificado. 👥 Selecionando os clientes com procuração Clique em Selecionar pessoas. A NOTAX apresentará os cadastros disponíveis para vinculação. Você poderá selecionar individualmente os clientes desejados ou utilizar Selecionar todos, quando aplicável. Após selecionar, clique em Confirmar. Dessa maneira, estamos informando ao sistema: Este certificado pertence ao escritório e estas são as pessoas/empresas que poderão ser acessadas por meio das procurações correspondentes. Depois de concluir os vínculos, clique em Salvar. 📋 Centralização de Certificados Na tela principal, a NOTAX apresenta uma visão consolidada dos certificados cadastrados, incluindo informações como: Inscrição Federal | Razão Social | Vencimento | Procurações | Verificação em 2 Etapas | Validade 2 Etapas Isso permite acompanhar não apenas os certificados, mas também identificar rapidamente quais possuem procurações vinculadas e a situação da autenticação em duas etapas. ⭐ Verificação em duas etapas Um dos recursos importantes da Central de Certificados é o tratamento dos acessos que possuem verificação em duas etapas. Quando a coluna Verificação 2 Etapas estiver como Pendente, acesse o menu de ações do certificado e clique em: Aprovar verificação em duas etapas A NOTAX abrirá uma tela solicitando o Código de verificação. Nesse momento, abra o aplicativo gov.br, obtenha o código de acesso/verificação em duas etapas, informe-o no campo indicado e clique em Enviar. Após a autenticação ser concluída, a situação passa para: Verificação 2 Etapas: Ativo E a coluna Validade 2 Etapas passa a demonstrar até quando aquela autorização estará válida. ⏱️ Autenticação por 30 dias Esse é um ponto importante da rotina. Após realizar corretamente a aprovação da verificação em duas etapas, a autenticação fica válida pelo período correspondente exibido pela NOTAX, permitindo que as automações utilizem aquele acesso durante esse intervalo sem exigir uma nova validação a cada execução. No fluxo atual, essa autorização pode permanecer válida por até 30 dias. Ao término da validade, será necessário realizar novamente o procedimento de aprovação para manter as automações funcionando. ⚠️ Portanto, acompanhe a coluna “Validade 2 Etapas” Se a autenticação expirar e o acesso depender da verificação em duas etapas, as rotinas relacionadas àquele certificado poderão deixar de conseguir realizar as consultas até que uma nova autenticação seja feita. 🤖 Por que esse cadastro é tão importante? A Central de Certificados funciona como uma das bases de acesso para o módulo de Automatizações da NOTAX. Com os certificados e procurações corretamente configurados, o sistema consegue utilizar os acessos necessários para executar as rotinas tributárias habilitadas, como: Caixa Postal → captura das comunicações disponibilizadas nos ambientes consultados. Intimações → acompanhamento das intimações disponíveis. e-Processos Digitais → consulta das informações e movimentações dos processos digitais. Situação Fiscal → captura das informações utilizadas na consulta da situação fiscal. PER/DCOMP → suporte às rotinas de importação, consulta e gestão das informações relacionadas aos pedidos e declarações. Por isso, antes de iniciar a utilização dessas automações, é fundamental verificar se os certificados, senhas, procurações e autenticações necessárias estão corretamente configurados. 💡 Exemplo prático Imagine um escritório que administra 100 clientes. Se esses clientes concederam as procurações necessárias ao certificado do escritório, não é preciso necessariamente cadastrar 100 certificados diferentes. Podemos cadastrar o certificado do escritório, habilitar Procurações e vincular os clientes que possuem as respectivas autorizações. A NOTAX passa a saber quais pessoas estão vinculadas àquele certificado e poderá utilizar essa configuração nas rotinas correspondentes. Isso torna a operação muito mais organizada e escalável para escritórios que administram grandes carteiras. ⚠️ Pontos importantes - Confira sempre o vencimento do certificado digital. - A senha informada deve corresponder ao certificado cadastrado. - Utilize Habilitar procurações quando o certificado representar outros clientes. - Vincule somente as pessoas efetivamente autorizadas pela procuração correspondente. - Acompanhe o status da Verificação em 2 Etapas. - Acompanhe principalmente a Validade 2 Etapas, renovando a autenticação quando necessário. - Alterações ou vencimentos de certificados e autorizações podem impactar diretamente as automações dependentes daquele acesso. 🔑 Resumindo Certificado do cliente → acesso às informações daquele próprio cliente. Certificado do escritório + procurações → permite centralizar os clientes representados por aquele certificado. Verificação em duas etapas → pode ser aprovada pela Central de Certificados e permanecer válida pelo período apresentado no sistema, atualmente de até 30 dias. Central de Certificados corretamente configurada → é requisito fundamental para que as automações tributárias da NOTAX consigam executar as consultas e capturas autorizadas.
DocumentosFluxo completo do Módulo Documentos
🔄 Fluxo completo do módulo Documentos O funcionamento recomendado pode ser entendido em três etapas principais: 1️⃣ Tipos de Documento Criar as categorias → definir cor → pasta padrão → selecionar atributos → determinar campos obrigatórios → definir rótulos e ordem. 2️⃣ Documentos Criar pastas → adicionar documento → selecionar tipo → vincular pessoa → definir responsável → adicionar tags → anexar arquivos → salvar. 3️⃣ Assinaturas Localizar documento previamente cadastrado → selecionar PDF disponível → definir assinantes → enviar → acompanhar assinaturas → acessar histórico → obter documento concluído. 💡 Exemplo prático Imagine que o escritório recebeu uma notificação em PDF que precisa ser assinada pelo cliente. Primeiro, em Tipos de Documento, pode ser criado o tipo NOTIFICAÇÕES, com os atributos necessários. Depois, em Documentos, o usuário cadastra a notificação, relaciona o cliente, seleciona o responsável, escolhe a pasta adequada e anexa o PDF. Somente depois disso o usuário acessa Assinaturas → Adicionar. A NOTAX apresentará o documento e o PDF disponível para assinatura. O usuário seleciona os participantes e realiza o envio. A partir daí, a própria tela Assinaturas passa a centralizar o acompanhamento do processo até sua conclusão. O fluxo correto é: Tipos de Documento → Documentos → Anexar PDF → Assinaturas → Enviar para assinatura → Acompanhar assinaturas ✅ Resultado esperado O módulo Documentos permite transformar a NOTAX em um ambiente centralizado de gestão documental, e não apenas em um local para armazenar arquivos. A empresa consegue criar sua própria estrutura de pastas, definir tipos documentais personalizados, determinar quais informações devem ser registradas para cada tipo, relacionar documentos aos clientes, armazenar arquivos digitais e utilizar esses documentos posteriormente na rotina de assinatura. O principal conceito operacional é: Primeiro organizar e armazenar → depois enviar para assinatura. Dessa forma, documentos externos — sejam contratos, procurações, notificações, termos, boletos bancários, declarações ou outros PDFs — podem ser incorporados à gestão da NOTAX, permanecer vinculados à operação e, quando necessário, seguir para o processo de assinatura digital dentro do próprio sistema.
CadastrosUsuários
Cadastro de Usuários A tela Usuários é utilizada para concluir a criação dos usuários que terão acesso à NOTAX. É importante entender que o cadastro de usuário acontece em duas etapas. Primeiro, a pessoa deve ser cadastrada no menu Cadastros → Pessoas, com o Papel = Usuário. Depois, é necessário acessar Cadastros → Usuários para transformar esse cadastro de pessoa em um usuário efetivo do sistema, definindo seu Perfil de acesso e seu Tipo de Usuário. Para que serve o Cadastro de Usuários? O cadastro permite definir quem poderá acessar a NOTAX e quais características esse usuário terá dentro do sistema. Nesta etapa são configurados principalmente: - a pessoa que será vinculada ao usuário; - o Perfil, que determina suas permissões; - o Tipo de Usuário, que determina a função do usuário dentro de determinadas rotinas; - e o status Ativo/Inativo. 📌 Importante: cadastrar uma pessoa com o Papel Usuário não significa que ela já possui um usuário configurado na NOTAX. É necessário concluir o vínculo nesta tela. Etapa 1 – Cadastrar a Pessoa Antes de acessar o Cadastro de Usuários, é necessário cadastrar a pessoa. Acesse: Cadastros → Pessoas Cadastre normalmente as informações da pessoa e, no campo Papel, selecione: Usuário Depois, salve o cadastro. Esse passo torna a pessoa disponível para ser vinculada posteriormente no Cadastro de Usuários. Etapa 2 – Criar o Usuário Depois de cadastrar a pessoa, acesse: Cadastros → Usuários Na tela principal serão apresentados os usuários já cadastrados na plataforma. A listagem apresenta informações como: Nome | E-mail | Tipo de Usuário | Perfil | Status | Ações Também é possível pesquisar pelo nome ou e-mail, além de utilizar os filtros de Tipo de Usuário e Status. Para criar um novo usuário, clique em: + Adicionar Campo Pessoa O primeiro campo apresentado será Pessoa. Aqui está uma regra importante da NOTAX: ⚠️ Neste campo somente serão apresentadas as pessoas cadastradas com Papel = Usuário que ainda não foram vinculadas a um usuário do sistema. Isso significa que a mesma pessoa não poderá ser vinculada novamente depois que seu usuário já tiver sido criado. O processo funciona assim: Pessoa cadastrada com Papel Usuário → fica disponível no campo Pessoa → é vinculada no Cadastro de Usuários → deixa de aparecer entre os cadastros disponíveis para novo vínculo. Selecione a pessoa que deseja transformar em usuário da plataforma. Nome Completo e E-mail Ao selecionar a Pessoa, os dados relacionados ao cadastro serão utilizados para preencher as informações do usuário, como: Nome Completo E-mail É importante conferir essas informações, principalmente o endereço de e-mail, pois ele está relacionado à identificação do usuário no sistema. Perfil O campo Perfil determina quais telas e operações aquele usuário poderá acessar na NOTAX. Os perfis são previamente configurados em: Cadastros → Perfis No Cadastro de Perfis é possível definir permissões como: Visualizar | Inserir | Editar para as diferentes rotinas do sistema. 💡 Exemplo: você pode criar um perfil chamado Financeiro permitindo acesso às rotinas financeiras e restringindo determinadas funcionalidades de contratos ou outras áreas. Depois, basta selecionar esse perfil no Cadastro do Usuário. Atalho para Cadastro de Perfil Ao lado do campo Perfil existe o botão representado pelo quadrado com uma seta ↗. Esse botão funciona como um atalho para acessar a rotina relacionada ao cadastro de Perfis, facilitando a configuração sem precisar procurar manualmente a opção no menu. Tipo de Usuário Além do Perfil, é necessário selecionar o Tipo de Usuário. Atualmente, a tela apresenta opções como: Padrão Consultor Analista O Tipo de Usuário representa a função daquele usuário dentro das regras e rotinas específicas da NOTAX. É importante não confundir Perfil com Tipo de Usuário. Perfil = determina o que o usuário pode acessar e fazer no sistema. Tipo de Usuário = identifica como esse usuário será tratado dentro das rotinas da NOTAX. Portanto, um usuário poderá, por exemplo, possuir um determinado Perfil de permissões e, ao mesmo tempo, ser classificado como Consultor, Analista ou Padrão. Ativo A opção Ativo determina se o usuário estará habilitado para utilização no sistema. Quando habilitada, o usuário permanece ativo. Quando o acesso não for mais necessário, o usuário poderá ser inativado. 💡 Sempre que um colaborador deixar de utilizar a plataforma, é recomendável revisar seu cadastro e seu status de acesso. Como cadastrar um usuário corretamente O fluxo completo é: 1. Acesse Cadastros → Pessoas. 2. Cadastre a pessoa que utilizará o sistema. 3. No campo Papel, selecione Usuário. 4. Salve o cadastro da pessoa. 5. Acesse Cadastros → Usuários. 6. Clique em + Adicionar. 7. No campo Pessoa, localize a pessoa cadastrada anteriormente. 8. Confira Nome Completo e E-mail. 9. Selecione o Perfil de acesso. 10. Selecione o Tipo de Usuário: Padrão, Consultor ou Analista. 11. Mantenha a opção Ativo habilitada, quando aplicável. 12. Clique em Salvar. ⚠️ Pontos importantes Pessoa e Usuário são cadastros diferentes: primeiro cadastramos a Pessoa e depois realizamos o vínculo para criar efetivamente o Usuário. Papel obrigatório: para aparecer na seleção do Cadastro de Usuários, a pessoa precisa estar cadastrada com Papel = Usuário. Somente pessoas ainda não vinculadas aparecem: depois que uma pessoa já foi vinculada a um usuário, ela não será novamente apresentada como disponível para um novo vínculo. Perfil controla permissões: antes de cadastrar o usuário, é recomendável que os Perfis estejam corretamente configurados em Cadastros → Perfis. Tipo de Usuário não substitui o Perfil: são configurações diferentes e possuem finalidades distintas dentro da plataforma. 📧 Criação da senha de acesso Após preencher as informações e clicar em Salvar, o usuário será criado na NOTAX. Automaticamente, o e-mail informado no cadastro receberá uma mensagem da NOTAX para criação da senha de acesso. O novo usuário deverá acessar esse e-mail e seguir as orientações recebidas para definir sua senha. Após a criação da senha, poderá utilizar seu e-mail cadastrado e a senha definida para acessar a plataforma. ⚠️ Por isso, é muito importante conferir se o endereço de e-mail informado no cadastro está correto antes de salvar o usuário. Objetivo da tela O objetivo do Cadastro de Usuários é transformar uma pessoa previamente cadastrada na NOTAX em um usuário efetivo da plataforma, definindo suas permissões e sua função dentro do sistema. A lógica pode ser resumida da seguinte forma: PESSOA → Papel Usuário → USUÁRIO → Perfil + Tipo de Usuário → Acesso configurado Dessa forma, a NOTAX mantém separado o cadastro da pessoa da configuração de acesso ao sistema, permitindo maior controle sobre usuários, funções e permissões.
DocumentosDocumentos
Cadastro de Documentos 🎯 Objetivo da tela A tela Documentos é o guarda-documentos da NOTAX. É nela que o usuário cria sua estrutura de pastas e cadastra os documentos digitais que deseja armazenar, consultar ou posteriormente encaminhar para assinatura. 🧭 Caminho de acesso Documentos → Documentos 📁 Organização por pastas Na lateral esquerda da tela estão disponíveis as pastas utilizadas para organizar os documentos. O usuário pode criar sua própria estrutura conforme a necessidade da empresa. Exemplos: CONTABILIDADE CONTRATOS DIRETORIA NDA – TERMO DE CONFIDENCIALIDADE PROCURAÇÕES Também estão disponíveis as opções Todas as pastas e Sem pasta. ➕ Nova pasta A opção Nova pasta permite criar novas categorias de organização. 💡 A estrutura não precisa ficar limitada aos exemplos existentes. Cada empresa pode criar as pastas de acordo com sua operação. ➕ Adicionar um documento Para incluir um novo documento, clique em: Adicionar Será aberta a tela Novo Documento. Nela poderão ser preenchidas informações como: Título: identificação do documento. Tipo: classificação do documento. Os tipos disponíveis são previamente configurados em Tipos de Documento. Pasta: local em que o documento ficará armazenado. Pessoas: permite relacionar o documento a uma ou mais pessoas/empresas cadastradas na NOTAX. Responsável: usuário interno responsável pelo documento. Tags: permite criar classificações adicionais para facilitar a organização e localização. Anexos: local para anexar os arquivos correspondentes ao documento. 📌 A tela permite anexar até 10 arquivos de até 10 MB cada, conforme indicado na própria rotina. 🗂️ Tipo x Pasta É importante compreender que Tipo de Documento e Pasta possuem funções diferentes. O Tipo determina a natureza e os atributos do documento. A Pasta determina onde aquele documento será organizado dentro do guarda-documentos. Por exemplo: Título: Procuração Empresa ABC Tipo: PROCURAÇÕES Pasta: PROCURAÇÕES Pessoa: Empresa ABC Responsável: usuário responsável Anexo: Procuracao_Empresa_ABC.pdf Essa estrutura facilita tanto a organização quanto a posterior localização do documento. 🔎 Consulta dos documentos Ao selecionar uma pasta, o sistema apresenta os documentos armazenados nela. A listagem apresenta informações como: Título, Tipo, Pessoas, Tags, Anexos e Ações. Também é possível pesquisar documentos por título ou pessoa. ✏️ Editar documento Por meio das ações do documento, o usuário pode editar seu cadastro. Na edição é possível consultar ou alterar informações como título, tipo, pasta, pessoas relacionadas, responsável, tags, observações e anexos. Os arquivos já anexados também permanecem disponíveis para consulta. 📎 Anexos Os anexos representam os arquivos digitais vinculados ao cadastro. É justamente essa etapa que permite que um documento externo passe a fazer parte da gestão documental da NOTAX. Por exemplo, o usuário pode receber externamente: uma procuração em PDF → cadastrar em Documentos → classificar como PROCURAÇÕES → armazenar na pasta correspondente → vincular ao cliente → posteriormente enviar para assinatura.
Início RápidoTela Inicial – Início Rápido
Início Rápido A tela Início Rápido é a página inicial do sistema NOTAX. Ela foi desenvolvida para facilitar o acesso às principais rotinas da plataforma, permitindo que o usuário navegue diretamente para funcionalidades utilizadas com maior frequência, sem precisar localizá-las no menu lateral. Ao acessar o sistema, o usuário encontrará atalhos organizados em cards. Basta clicar sobre o card da rotina desejada para ser direcionado automaticamente à respectiva tela. Atalhos disponíveis - Contratos: acesso direto à gestão e consulta dos contratos cadastrados. - Notas Fiscais de Serviço: acesso às rotinas relacionadas à emissão e gerenciamento de NFS-e. - Contas a Receber: direciona para o controle dos valores e títulos a receber. - Contas a Pagar: acesso ao gerenciamento das despesas e obrigações financeiras. - Cadastro de Pessoas: permite acessar rapidamente o cadastro e consulta de pessoas/clientes/fornecedores/usuários/parceiros. - Dashboard Financeiro: direciona para a visão consolidada das informações financeiras. 💡 Dica: Os atalhos do Início Rápido são uma forma prática de acessar as rotinas mais utilizadas. Todas as funcionalidades continuam disponíveis normalmente através do menu lateral esquerdo. Objetivo da tela: tornar a navegação no NOTAX mais simples, rápida e produtiva, reduzindo o número de cliques necessários para chegar às principais rotinas do sistema.
CadastrosLayouts
Cadastros de Layouts 🎯 Objetivo da tela O cadastro de Layouts é responsável pela personalização dos documentos e das comunicações geradas pela NOTAX. É aqui que configuramos o que será enviado ou apresentado ao cliente, permitindo que cada empresa utilize seus próprios textos, modelos e padrões de comunicação. Os layouts podem ser utilizados, por exemplo, para contratos, distratos, e-mails de envio de NFS-e, boletos, notas de débito, mensagens de cobrança, comunicações da Caixa Postal, intimações e movimentações de PER/DCOMP. O grande diferencial dessa rotina é o uso de variáveis, que permitem criar um modelo uma única vez e fazer com que a NOTAX preencha automaticamente as informações de cada cliente, empresa, contrato ou operação. 📋 Listagem Layouts Ao acessar Cadastros → Layouts, serão apresentados todos os modelos já cadastrados. A tela permite pesquisar e filtrar os layouts por: - Descrição - Código - Tipo - Status Também é possível editar, excluir e realizar outras ações disponíveis em cada layout. Para criar um novo modelo, clique em: + Adicionar ➕ Cadastrando um novo layout O primeiro passo é definir qual será a finalidade daquele modelo. 1. Descrição Informe um nome que facilite a identificação do layout. Exemplos: Contrato de Prestação de Serviços E-mail de envio de NFS-e Cobrança – Parcela Vencida Aviso de Intimação Recebida É importante utilizar uma descrição clara, principalmente quando a empresa possuir diversos modelos cadastrados. 2. Tipo O campo Tipo determina onde e para qual finalidade o layout será utilizado dentro da NOTAX. Entre os tipos disponíveis estão, por exemplo: Contrato – utilizado como modelo para geração dos contratos. E-mail NFS-e – mensagem utilizada no envio da Nota Fiscal de Serviço por e-mail. E-mail NFS-e e Boleto – comunicação utilizada quando nota fiscal e boleto são enviados conjuntamente. E-mail Nota Débito e E-mail Nota Débito e Boleto – utilizados nas respectivas comunicações financeiras. WhatsApp NFS-e, WhatsApp Nota Débito e outras opções de WhatsApp – modelos destinados às comunicações por esse canal. Cobrança (Parcela a vencer) – comunicação preventiva antes do vencimento. Cobrança (Dia do Vencimento da Parcela) – mensagem utilizada na data do vencimento. Cobrança (Parcela Vencida) – comunicação utilizada após o vencimento. E-mail Boleto – modelo utilizado especificamente para envio de boleto. Além desses, existem layouts relacionados às automações tributárias, como: Aviso de Pagamento Cliente/Empresa (Caixa Postal) Intimação Movimentação PER/DCOMP Termo de Intimação Cliente/Empresa (Caixa Postal) Dessa forma, cada tipo de evento ou comunicação pode possuir seu próprio modelo. ✍️ Configuração do texto Depois de definir a descrição e o tipo, configuramos o conteúdo do layout no campo Texto. O editor permite criar e formatar livremente o conteúdo que será utilizado pela NOTAX. É possível inserir títulos, parágrafos, negrito, listas e demais elementos de formatação. É nesse espaço, por exemplo, que podemos cadastrar todo o conteúdo de um contrato de prestação de serviços, incluindo suas cláusulas. ⭐ O principal recurso: Variáveis O ponto mais importante do cadastro de Layouts é entender o funcionamento das variáveis. As variáveis permitem criar um documento ou comunicação dinâmica. Ao digitar @ dentro do editor, a NOTAX apresenta uma relação de informações disponíveis para serem utilizadas no texto. Por exemplo: @Estabelecimento_Razao_Social @Estabelecimento_Inscricao_Federal @Estabelecimento_Email @Estabelecimento_Cep @Estabelecimento_Logradouro Essas variáveis funcionam como campos automáticos. Em vez de digitar manualmente a razão social da empresa em todos os documentos, colocamos a variável correspondente. Quando o documento for gerado, a NOTAX busca a informação cadastrada e substitui automaticamente a variável pelo dado correto. 🔄 Exemplo prático – Contrato Podemos criar um modelo contendo: CONTRATANTE: @Pessoa_Razao_Social, com sede à @Pessoa_Endereco_Logradouro, nº @Pessoa_Endereco_Numero, Bairro @Pessoa_Endereco_Bairro, @Pessoa_Endereco_Cidade, inscrita no CNPJ/CPF sob nº @Pessoa_Inscricao_Federal. Quando o contrato for gerado para determinado cliente, a NOTAX utiliza os dados existentes no cadastro da Pessoa e monta o documento automaticamente. Assim, o mesmo modelo de contrato pode ser utilizado para diversos clientes, sem a necessidade de editar manualmente nome, CNPJ, endereço e demais informações a cada novo contrato. 🧩 De onde vêm as informações? As variáveis podem utilizar informações existentes em diferentes partes da NOTAX, conforme o tipo de layout. Por exemplo, podem existir dados relacionados a: Pessoa → cliente ou pessoa cadastrada no sistema. Estabelecimento → empresa que utiliza a NOTAX, matriz, filial ou outra empresa cadastrada no ambiente. Contrato → informações da contratação. Serviço → dados relacionados aos serviços cadastrados. Financeiro/Faturamento → informações relacionadas a cobranças, parcelas, notas fiscais e boletos. PER/DCOMP e Automações → informações provenientes das respectivas rotinas tributárias. A disponibilidade das variáveis dependerá do tipo de layout selecionado e das informações que aquela rotina possui. 💡 Exemplo da lógica Imagine que a empresa possua 500 clientes. Não precisamos criar 500 contratos diferentes. Criamos um único Layout de Contrato, utilizando as variáveis. Quando um contrato é gerado, a NOTAX identifica a pessoa vinculada e transforma algo como: @Pessoa_Razao_Social em: EMPRESA CLIENTE LTDA O mesmo acontece com CNPJ/CPF, endereço, contato e demais campos utilizados no modelo. Essa lógica também vale para e-mails, cobranças, comunicações e outros documentos. ⚠️ Pontos importantes O Tipo do Layout deve ser escolhido corretamente, pois é ele que determina em qual rotina o modelo será utilizado. Sempre que possível, utilize variáveis em vez de informações digitadas manualmente, principalmente em contratos e comunicações recorrentes. As informações preenchidas pelas variáveis dependem da qualidade dos cadastros. Portanto, é importante manter Pessoas, Estabelecimentos, Serviços e demais informações corretamente cadastrados na NOTAX. Antes de colocar um novo layout em utilização, recomenda-se revisar o texto, as variáveis e a formatação para garantir que o documento final seja gerado corretamente. Depois de concluir a configuração, mantenha o layout como Ativo e salve o cadastro. 🔑 Resumindo Layout = modelo de comunicação/documento. Tipo = define onde esse modelo será utilizado. Texto = conteúdo que será enviado ou gerado. Variáveis (@) = fazem a NOTAX buscar automaticamente os dados do sistema e preencher o conteúdo. Com isso, a empresa consegue padronizar contratos, documentos e comunicações, reduzindo preenchimentos manuais e permitindo que a NOTAX utilize os dados já existentes no sistema para gerar cada conteúdo de forma personalizada.