🔄 Fluxo completo do módulo Documentos
O funcionamento recomendado pode ser entendido em três etapas principais:
1️⃣ Tipos de Documento
Criar as categorias → definir cor → pasta padrão → selecionar atributos → determinar campos obrigatórios → definir rótulos e ordem.
2️⃣ Documentos
Criar pastas → adicionar documento → selecionar tipo → vincular pessoa → definir responsável → adicionar tags → anexar arquivos → salvar.
3️⃣ Assinaturas
Localizar documento previamente cadastrado → selecionar PDF disponível → definir assinantes → enviar → acompanhar assinaturas → acessar histórico → obter documento concluído.
💡 Exemplo prático
Imagine que o escritório recebeu uma notificação em PDF que precisa ser assinada pelo cliente.
Primeiro, em Tipos de Documento, pode ser criado o tipo NOTIFICAÇÕES, com os atributos necessários.
Depois, em Documentos, o usuário cadastra a notificação, relaciona o cliente, seleciona o responsável, escolhe a pasta adequada e anexa o PDF.
Somente depois disso o usuário acessa Assinaturas → Adicionar.
A NOTAX apresentará o documento e o PDF disponível para assinatura. O usuário seleciona os participantes e realiza o envio.
A partir daí, a própria tela Assinaturas passa a centralizar o acompanhamento do processo até sua conclusão.
O fluxo correto é:
Tipos de Documento → Documentos → Anexar PDF → Assinaturas → Enviar para assinatura → Acompanhar assinaturas
✅ Resultado esperado
O módulo Documentos permite transformar a NOTAX em um ambiente centralizado de gestão documental, e não apenas em um local para armazenar arquivos.
A empresa consegue criar sua própria estrutura de pastas, definir tipos documentais personalizados, determinar quais informações devem ser registradas para cada tipo, relacionar documentos aos clientes, armazenar arquivos digitais e utilizar esses documentos posteriormente na rotina de assinatura.
O principal conceito operacional é:
Primeiro organizar e armazenar → depois enviar para assinatura.
Dessa forma, documentos externos — sejam contratos, procurações, notificações, termos, boletos bancários, declarações ou outros PDFs — podem ser incorporados à gestão da NOTAX, permanecer vinculados à operação e, quando necessário, seguir para o processo de assinatura digital dentro do próprio sistema.