Cadastros

Atividades Econômicas

Cadastro de Atividades Econômicas A tela Atividades Econômicas é utilizada para cadastrar uma atividade econômica e seu respectivo CNAE, permitindo posteriormente vinculá-la ao Cadastro de Estabelecimentos da NOTAX. Essa é uma rotina de apoio ao cadastro de estabelecimentos. Ela deverá ser utilizada principalmente quando, ao cadastrar uma nova empresa em Cadastros → Estabelecimentos, a atividade econômica necessária não estiver disponível para seleção. Nesse caso, o usuário deverá acessar o cadastro de Atividades Econômicas, incluir a nova atividade e, em seguida, retornar ao cadastro do estabelecimento para selecioná-la. Para realizar um novo cadastro, acesse: Cadastros → Atividades Econômicas → +Adicionar Quando utilizar esta rotina? O cadastro de Atividades Econômicas deve ser utilizado quando a atividade da empresa que está sendo cadastrada ainda não existir na base da NOTAX. O fluxo será: 1. Ao cadastrar uma empresa em Cadastros → Estabelecimentos, verifique o campo Atividade Econômica. 2. Caso a atividade desejada não esteja disponível para seleção, acesse Cadastros → Atividades Econômicas. 3. Cadastre a atividade informando sua Descrição e CNAE. 4. Salve o cadastro. 5. Retorne para Cadastros → Estabelecimentos e localize a atividade recém-cadastrada no campo Atividade Econômica. Descrição No campo Descrição, informe o nome ou descrição correspondente à atividade econômica que será cadastrada. A descrição deverá permitir que o usuário identifique facilmente a atividade posteriormente no cadastro do estabelecimento. CNAE No campo CNAE, informe o código da Classificação Nacional de Atividades Econômicas correspondente à atividade que está sendo cadastrada. ⚠️ Importante: confira se o CNAE informado corresponde corretamente à atividade econômica da empresa antes de salvar o cadastro. Ativo A opção Ativo determina se a atividade econômica ficará disponível para utilização nas demais rotinas da NOTAX. Quando estiver habilitada, a atividade poderá ser localizada e selecionada no cadastro de estabelecimentos. Quando estiver desabilitada, a atividade permanecerá cadastrada, porém não deverá ser utilizada como uma opção ativa para novos vínculos. Finalizando o Cadastro Após informar a Descrição e o CNAE, mantenha a opção Ativo habilitada e clique em Salvar. Depois de salvar, retorne para: Cadastros → Estabelecimentos No campo Atividade Econômica, pesquise e selecione a atividade que acabou de ser cadastrada. 💡 Dica: antes de criar uma nova atividade, verifique se ela já está disponível no campo Atividade Econômica do cadastro do estabelecimento. Crie um novo registro somente quando a atividade necessária não estiver disponível, evitando cadastros duplicados. Pontos importantes Descrição: identifica a atividade econômica dentro da NOTAX. CNAE: corresponde ao código da atividade econômica que está sendo cadastrada. Ativo: deve permanecer habilitado para que a atividade possa ser utilizada no cadastro do estabelecimento. Vínculo com Estabelecimento: após o salvamento, a atividade ficará disponível para seleção no campo Atividade Econômica da rotina Cadastros → Estabelecimentos. Objetivo da tela O objetivo do Cadastro de Atividades Econômicas é permitir a inclusão de CNAEs e suas respectivas atividades que ainda não estejam disponíveis na NOTAX, possibilitando que posteriormente sejam selecionados e vinculados corretamente às empresas cadastradas em Estabelecimentos.

Estabelecimentos

Cadastro de Estabelecimentos A tela Cadastro de Estabelecimentos é utilizada para cadastrar as empresas que serão operadas dentro da plataforma NOTAX. A NOTAX é um sistema multiempresas, permitindo que uma mesma operação possua Matriz, Filiais ou outras empresas do mesmo grupo econômico cadastradas dentro do ambiente. Dessa forma, não é necessário criar um acesso separado para cada empresa. Os estabelecimentos cadastrados ficam disponíveis dentro do mesmo ambiente e com o mesmo acesso do usuário, permitindo centralizar a gestão das diferentes empresas na plataforma. Para cadastrar uma nova empresa, acesse: Cadastros → Estabelecimentos → +Adicionar Após o cadastro, cada estabelecimento poderá possuir suas próprias informações cadastrais, fiscais, endereço, telefone, certificado digital e configurações para emissão de NFS-e. Como funciona o ambiente Multiempresas? O conceito de Multiempresas permite cadastrar mais de um CNPJ dentro do mesmo ambiente da NOTAX. Por exemplo, uma empresa poderá possuir: Matriz + Filial 01 + Filial 02 + outras empresas do grupo Todas poderão ser cadastradas como estabelecimentos e operadas dentro do mesmo ambiente. O usuário não precisa possuir um login diferente para cada estabelecimento. Com o mesmo acesso à NOTAX, poderá trabalhar com as empresas cadastradas no ambiente, conforme as permissões disponibilizadas. 💡 Exemplo: caso a empresa possua uma matriz e três filiais, os quatro CNPJs poderão ser cadastrados em Estabelecimentos, mantendo a operação centralizada na mesma plataforma. Tipo de Pessoa No campo Tipo de Pessoa, selecione a natureza do estabelecimento que será cadastrado. Para empresas identificadas por CNPJ, utilize: Pessoa Jurídica Essa informação será utilizada em conjunto com a Inscrição Federal para identificação do estabelecimento. Inscrição Federal – CNPJ No campo Inscrição Federal, informe o CNPJ da empresa que será cadastrada. Após informar o CNPJ, clique no ícone da Lupa 🔍 localizado ao lado do campo. A NOTAX realizará a consulta das informações disponíveis para o CNPJ, auxiliando no preenchimento dos dados cadastrais do estabelecimento. Após a consulta, revise as informações antes de prosseguir. Razão Social No campo Razão Social, informe a razão social correspondente ao estabelecimento. Essa informação identifica formalmente a empresa dentro da NOTAX. Inscrição Municipal No campo Inscrição Municipal, informe a inscrição da empresa junto ao município. Essa informação é especialmente importante para as rotinas relacionadas à prestação de serviços e emissão de NFS-e. ⚠️ Importante: confira atentamente a Inscrição Municipal informada, principalmente quando o estabelecimento for habilitado para emissão de Nota Fiscal de Serviço. Atividade Econômica No campo Atividade Econômica, selecione a atividade correspondente ao estabelecimento. As atividades disponíveis nesse campo são provenientes da rotina: Cadastros → Atividades Econômicas Caso a atividade necessária não esteja disponível para seleção, acesse o cadastro de Atividades Econômicas, cadastre a Descrição e o CNAE correspondente e, posteriormente, retorne ao cadastro do estabelecimento para selecioná-la. 💡 Dica: antes de criar uma nova atividade, pesquise se ela já está disponível para evitar cadastros duplicados. Regime Especial de Tributação No campo Regime Especial Tributação, selecione a opção correspondente à situação tributária do estabelecimento. Entre as opções disponíveis no sistema podem estar, por exemplo: - 0 - Nenhum - 1 - Ato Cooperado (Cooperativa) - 2 - Estimativa - 3 - Microempresa Municipal - 4 - Notário ou Registrador - 5 - Profissional Autônomo - Demais opções disponibilizadas pelo sistema. ⚠️ Importante: selecione a opção correspondente à realidade tributária do estabelecimento, pois essa informação faz parte da configuração fiscal da empresa. Situação Simples Nacional No campo Situação Simples Nacional, informe o enquadramento do estabelecimento. Entre as opções disponíveis estão: - 1 - Não Optante - 2 - Optante - Microempreendedor Individual (MEI) - 3 - Optante - Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte (ME/EPP) Selecione a situação correspondente à empresa cadastrada. ⚠️ Importante: as informações de Regime Especial de Tributação e Situação Simples Nacional devem ser preenchidas corretamente, principalmente quando o estabelecimento utilizar as rotinas fiscais e de emissão de NFS-e. E-mail No campo E-mail, informe o endereço eletrônico relacionado ao estabelecimento. Revise o e-mail antes de concluir o cadastro para garantir que as informações da empresa estejam atualizadas. Matriz A opção Matriz identifica se o estabelecimento que está sendo cadastrado corresponde à empresa matriz. Quando o CNPJ cadastrado for a Matriz, habilite essa opção. Quando se tratar de uma Filial ou outro estabelecimento, mantenha a opção desabilitada. Essa identificação facilita a organização das empresas dentro do ambiente multiempresas da NOTAX. Emissão Ambiente Nacional A opção Emissão Ambiente Nacional deverá ser configurada de acordo com a forma de emissão de NFS-e utilizada pelo estabelecimento. Quando aplicável à empresa, habilite essa opção para indicar a utilização do Ambiente Nacional na emissão. ⚠️ Importante: essa configuração está relacionada à forma como o estabelecimento realizará a emissão de NFS-e e deve refletir a situação da empresa. Ativo A opção Ativo determina se o estabelecimento estará disponível para utilização dentro da NOTAX. Quando estiver habilitada, a empresa permanecerá ativa para utilização nas rotinas da plataforma. Quando estiver desabilitada, o estabelecimento ficará inativo. Endereço Principal Na seção Endereço Principal, informe os dados correspondentes ao endereço da empresa. Os campos disponíveis incluem: - CEP - Logradouro - Bairro - S/N - Número - Letra - Complemento - Caixa Postal - Cidade Consulta automática pelo CEP Após informar o CEP, clique no ícone da Lupa 🔍. A NOTAX realizará a consulta do CEP e preencherá automaticamente os dados de endereço disponíveis. Após a consulta, confira as informações retornadas e complete os campos necessários, principalmente Número, Letra e Complemento, quando aplicável. Caso o endereço não possua número, habilite a opção S/N. Telefone Principal Na seção Telefone Principal, informe o telefone de contato do estabelecimento. Preencha: - Tipo Telefone: selecione a classificação correspondente ao telefone informado, como Comercial. - Telefone: informe o número de contato do estabelecimento. Certificado Digital A seção Certificado Digital permite vincular o certificado digital diretamente ao estabelecimento cadastrado. Para realizar a configuração, selecione o arquivo correspondente ao Certificado Digital e informe sua respectiva Senha. Essa configuração permite deixar o estabelecimento preparado para as rotinas da NOTAX que necessitam de autenticação por certificado digital. ⚠️ Importante: cada estabelecimento deve possuir corretamente configurado o certificado digital que será utilizado em suas operações. Emissor NFS-e A seção Emissor NFS-e permite habilitar o estabelecimento para realizar a emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas pela NOTAX. Para utilizar essa funcionalidade, localize a opção: Habilitar emissor NFS-e e clique em Habilitar. Após a correta configuração, o estabelecimento ficará preparado para utilizar as rotinas de emissão de NFS-e disponíveis na plataforma. ⚠️ Importante: cadastrar um estabelecimento na NOTAX não significa, por si só, que ele já esteja habilitado para emissão de notas fiscais. Para utilizar a emissão de NFS-e, é necessário realizar também a habilitação do Emissor NFS-e e suas respectivas configurações. Finalizando o Cadastro Após preencher e revisar todas as informações, clique em Salvar. O estabelecimento passará a fazer parte do ambiente multiempresas da NOTAX e poderá ser utilizado nas rotinas correspondentes. Para uma empresa que utilizará todas as funcionalidades disponíveis, é importante revisar especialmente: CNPJ → Dados Cadastrais → Atividade Econômica → Regime Tributário → Simples Nacional → Endereço → Telefone → Certificado Digital → Emissor NFS-e. ⚠️ Pontos importantes Multiempresas: a NOTAX permite cadastrar Matriz, Filiais e outras empresas do grupo dentro do mesmo ambiente. Mesmo acesso: não é necessário criar um ambiente ou login diferente para cada empresa. Os estabelecimentos ficam disponíveis dentro do mesmo ambiente de acesso do usuário. Matriz: habilite a opção quando o estabelecimento cadastrado representar a empresa matriz. Atividade Econômica: caso a atividade não esteja disponível, cadastre-a previamente em Cadastros → Atividades Econômicas e depois retorne ao estabelecimento para selecioná-la. CNPJ: utilize a Lupa 🔍 após informar a Inscrição Federal para consultar as informações disponíveis da empresa. CEP: utilize a Lupa 🔍 para buscar e preencher automaticamente os dados disponíveis do endereço. Regime Tributário: confira corretamente o Regime Especial de Tributação e a Situação Simples Nacional. Certificado Digital: poderá ser vinculado diretamente ao estabelecimento para utilização nas rotinas que necessitem de autenticação digital. Emissor NFS-e: deverá ser habilitado quando a empresa for utilizar a NOTAX para emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas. Ativo: mantenha habilitado para que o estabelecimento permaneça disponível nas rotinas do sistema. Objetivo da tela O objetivo do Cadastro de Estabelecimentos é permitir que a NOTAX opere como uma plataforma multiempresas, centralizando em um único ambiente a gestão da Matriz, Filiais e demais empresas do grupo. Cada estabelecimento poderá possuir suas próprias informações cadastrais, tributárias, endereço, telefone, atividade econômica, certificado digital e configuração de emissão de NFS-e, enquanto os usuários continuam trabalhando dentro do mesmo ambiente e com o mesmo acesso à plataforma NOTAX.

Layouts

Cadastros de Layouts 🎯 Objetivo da tela O cadastro de Layouts é responsável pela personalização dos documentos e das comunicações geradas pela NOTAX. É aqui que configuramos o que será enviado ou apresentado ao cliente, permitindo que cada empresa utilize seus próprios textos, modelos e padrões de comunicação. Os layouts podem ser utilizados, por exemplo, para contratos, distratos, e-mails de envio de NFS-e, boletos, notas de débito, mensagens de cobrança, comunicações da Caixa Postal, intimações e movimentações de PER/DCOMP. O grande diferencial dessa rotina é o uso de variáveis, que permitem criar um modelo uma única vez e fazer com que a NOTAX preencha automaticamente as informações de cada cliente, empresa, contrato ou operação. 📋 Listagem Layouts Ao acessar Cadastros → Layouts, serão apresentados todos os modelos já cadastrados. A tela permite pesquisar e filtrar os layouts por: - Descrição - Código - Tipo - Status Também é possível editar, excluir e realizar outras ações disponíveis em cada layout. Para criar um novo modelo, clique em: + Adicionar ➕ Cadastrando um novo layout O primeiro passo é definir qual será a finalidade daquele modelo. 1. Descrição Informe um nome que facilite a identificação do layout. Exemplos: Contrato de Prestação de Serviços E-mail de envio de NFS-e Cobrança – Parcela Vencida Aviso de Intimação Recebida É importante utilizar uma descrição clara, principalmente quando a empresa possuir diversos modelos cadastrados. 2. Tipo O campo Tipo determina onde e para qual finalidade o layout será utilizado dentro da NOTAX. Entre os tipos disponíveis estão, por exemplo: Contrato – utilizado como modelo para geração dos contratos. E-mail NFS-e – mensagem utilizada no envio da Nota Fiscal de Serviço por e-mail. E-mail NFS-e e Boleto – comunicação utilizada quando nota fiscal e boleto são enviados conjuntamente. E-mail Nota Débito e E-mail Nota Débito e Boleto – utilizados nas respectivas comunicações financeiras. WhatsApp NFS-e, WhatsApp Nota Débito e outras opções de WhatsApp – modelos destinados às comunicações por esse canal. Cobrança (Parcela a vencer) – comunicação preventiva antes do vencimento. Cobrança (Dia do Vencimento da Parcela) – mensagem utilizada na data do vencimento. Cobrança (Parcela Vencida) – comunicação utilizada após o vencimento. E-mail Boleto – modelo utilizado especificamente para envio de boleto. Além desses, existem layouts relacionados às automações tributárias, como: Aviso de Pagamento Cliente/Empresa (Caixa Postal) Intimação Movimentação PER/DCOMP Termo de Intimação Cliente/Empresa (Caixa Postal) Dessa forma, cada tipo de evento ou comunicação pode possuir seu próprio modelo. ✍️ Configuração do texto Depois de definir a descrição e o tipo, configuramos o conteúdo do layout no campo Texto. O editor permite criar e formatar livremente o conteúdo que será utilizado pela NOTAX. É possível inserir títulos, parágrafos, negrito, listas e demais elementos de formatação. É nesse espaço, por exemplo, que podemos cadastrar todo o conteúdo de um contrato de prestação de serviços, incluindo suas cláusulas. ⭐ O principal recurso: Variáveis O ponto mais importante do cadastro de Layouts é entender o funcionamento das variáveis. As variáveis permitem criar um documento ou comunicação dinâmica. Ao digitar @ dentro do editor, a NOTAX apresenta uma relação de informações disponíveis para serem utilizadas no texto. Por exemplo: @Estabelecimento_Razao_Social @Estabelecimento_Inscricao_Federal @Estabelecimento_Email @Estabelecimento_Cep @Estabelecimento_Logradouro Essas variáveis funcionam como campos automáticos. Em vez de digitar manualmente a razão social da empresa em todos os documentos, colocamos a variável correspondente. Quando o documento for gerado, a NOTAX busca a informação cadastrada e substitui automaticamente a variável pelo dado correto. 🔄 Exemplo prático – Contrato Podemos criar um modelo contendo: CONTRATANTE: @Pessoa_Razao_Social, com sede à @Pessoa_Endereco_Logradouro, nº @Pessoa_Endereco_Numero, Bairro @Pessoa_Endereco_Bairro, @Pessoa_Endereco_Cidade, inscrita no CNPJ/CPF sob nº @Pessoa_Inscricao_Federal. Quando o contrato for gerado para determinado cliente, a NOTAX utiliza os dados existentes no cadastro da Pessoa e monta o documento automaticamente. Assim, o mesmo modelo de contrato pode ser utilizado para diversos clientes, sem a necessidade de editar manualmente nome, CNPJ, endereço e demais informações a cada novo contrato. 🧩 De onde vêm as informações? As variáveis podem utilizar informações existentes em diferentes partes da NOTAX, conforme o tipo de layout. Por exemplo, podem existir dados relacionados a: Pessoa → cliente ou pessoa cadastrada no sistema. Estabelecimento → empresa que utiliza a NOTAX, matriz, filial ou outra empresa cadastrada no ambiente. Contrato → informações da contratação. Serviço → dados relacionados aos serviços cadastrados. Financeiro/Faturamento → informações relacionadas a cobranças, parcelas, notas fiscais e boletos. PER/DCOMP e Automações → informações provenientes das respectivas rotinas tributárias. A disponibilidade das variáveis dependerá do tipo de layout selecionado e das informações que aquela rotina possui. 💡 Exemplo da lógica Imagine que a empresa possua 500 clientes. Não precisamos criar 500 contratos diferentes. Criamos um único Layout de Contrato, utilizando as variáveis. Quando um contrato é gerado, a NOTAX identifica a pessoa vinculada e transforma algo como: @Pessoa_Razao_Social em: EMPRESA CLIENTE LTDA O mesmo acontece com CNPJ/CPF, endereço, contato e demais campos utilizados no modelo. Essa lógica também vale para e-mails, cobranças, comunicações e outros documentos. ⚠️ Pontos importantes O Tipo do Layout deve ser escolhido corretamente, pois é ele que determina em qual rotina o modelo será utilizado. Sempre que possível, utilize variáveis em vez de informações digitadas manualmente, principalmente em contratos e comunicações recorrentes. As informações preenchidas pelas variáveis dependem da qualidade dos cadastros. Portanto, é importante manter Pessoas, Estabelecimentos, Serviços e demais informações corretamente cadastrados na NOTAX. Antes de colocar um novo layout em utilização, recomenda-se revisar o texto, as variáveis e a formatação para garantir que o documento final seja gerado corretamente. Depois de concluir a configuração, mantenha o layout como Ativo e salve o cadastro. 🔑 Resumindo Layout = modelo de comunicação/documento. Tipo = define onde esse modelo será utilizado. Texto = conteúdo que será enviado ou gerado. Variáveis (@) = fazem a NOTAX buscar automaticamente os dados do sistema e preencher o conteúdo. Com isso, a empresa consegue padronizar contratos, documentos e comunicações, reduzindo preenchimentos manuais e permitindo que a NOTAX utilize os dados já existentes no sistema para gerar cada conteúdo de forma personalizada.

Perfis

Cadastro de Perfil de Usuário A tela Perfil de Usuário é utilizada para criar os perfis de acesso da plataforma NOTAX, definindo quais funcionalidades cada grupo de usuários poderá visualizar, inserir ou editar. O perfil funciona como um conjunto de permissões. Primeiro, a empresa cria um perfil de acordo com o setor, função ou nível de acesso desejado e configura suas permissões. Posteriormente, esse perfil poderá ser atribuído ao usuário correspondente. Por exemplo, podem ser criados perfis como Administrador, Financeiro, Analista, Comercial, entre outros, de acordo com a estrutura e necessidade de cada empresa. Para acessar a rotina, utilize: Cadastros → Perfis Como funciona o Perfil de Usuário? Cada perfil possui uma Descrição e um conjunto de permissões. Essas permissões determinam o que os usuários vinculados ao perfil poderão fazer dentro da NOTAX. O fluxo é simples: Criar o Perfil → Definir as Permissões → Salvar → Vincular o Perfil ao Usuário Dessa forma, não é necessário configurar individualmente todas as permissões para cada usuário. É possível criar um perfil para determinado setor ou função e utilizá-lo nos usuários que devem possuir aquele mesmo nível de acesso. 💡 Exemplo: a empresa pode criar um perfil chamado Financeiro, liberar apenas as funcionalidades necessárias para esse setor e, posteriormente, atribuir esse perfil aos usuários responsáveis pelas atividades financeiras. Perfis Cadastrados Na tela principal de Perfis, são apresentados todos os perfis já cadastrados na empresa. A coluna Descrição apresenta o nome de cada perfil. Na coluna Ações, estão disponíveis opções para gerenciamento dos registros, permitindo editar ou excluir um perfil, quando necessário. Para criar um novo perfil, clique em: + Adicionar Descrição Ao criar um novo perfil, informe no campo Descrição um nome que permita identificar facilmente a finalidade daquele conjunto de permissões. O ideal é utilizar o nome do setor, função ou tipo de acesso. Exemplos: - Administrador - Financeiro - Comercial - Analista - Suporte - Gestor 💡 Dica: utilize nomes objetivos. Isso facilitará a identificação do perfil no momento em que ele for atribuído ao cadastro de um usuário. Permissões Após definir a descrição, configure as Permissões que serão concedidas aos usuários vinculados ao perfil. As permissões são organizadas de acordo com os módulos e rotinas da NOTAX, facilitando a definição do nível de acesso para cada funcionalidade. Para cada rotina, estarão disponíveis caixas de seleção (checkbox) correspondentes às ações permitidas. As principais permissões são: Visualizar Marque Visualizar quando o usuário puder acessar e consultar as informações daquela rotina. Se essa permissão não estiver marcada, o usuário não terá a respectiva permissão de visualização configurada no perfil. Inserir Marque Inserir quando o usuário puder incluir novos registros naquela rotina. Essa permissão deve ser utilizada para usuários que precisam realizar novos cadastros ou lançamentos dentro da funcionalidade. Editar Marque Editar quando o usuário puder alterar informações já existentes naquela rotina. Essa opção deve ser concedida somente aos perfis que realmente precisam realizar alterações nos registros. Configuração por rotina As permissões são configuradas individualmente para cada funcionalidade apresentada na tela. Por exemplo, em um determinado módulo, o perfil poderá possuir: ☑ Visualizar | ☑ Inserir | ☑ Editar Enquanto em outra rotina poderá possuir somente: ☑ Visualizar | ☐ Inserir | ☐ Editar Dessa forma, é possível criar diferentes níveis de acesso dentro de um mesmo perfil. 💡 Exemplo: um usuário do setor financeiro pode possuir permissão para Visualizar, Inserir e Editar informações do Dashboard Financeiro, mas não possuir acesso às rotinas de PER/DCOMP. Vinculação do Perfil ao Usuário Depois que o perfil for criado e salvo, ele poderá ser atribuído ao cadastro do usuário. A partir dessa vinculação, o usuário utilizará a plataforma de acordo com as permissões configuradas no perfil selecionado. Isso permite que a empresa controle o acesso às funcionalidades da NOTAX conforme a responsabilidade de cada colaborador ou setor. ⚠️ Importante: ao criar ou alterar um perfil, revise cuidadosamente as permissões concedidas, pois elas determinarão quais operações os usuários vinculados poderão realizar dentro do sistema. Finalizando o Cadastro Após informar a Descrição e selecionar todas as permissões necessárias, revise as configurações e clique em Salvar. O perfil ficará disponível para ser utilizado nos cadastros de usuários. Pontos importantes Descrição: utilize um nome que identifique claramente o setor, função ou nível de acesso do perfil. Visualizar: permite consultar as informações da rotina. Inserir: permite criar novos registros. Editar: permite alterar registros existentes. Checkbox desmarcado: significa que aquela permissão específica não foi concedida ao perfil. Vinculação: após salvar, o perfil poderá ser atribuído ao respectivo usuário, que passará a utilizar as permissões configuradas. Alterações: ao editar as permissões de um perfil, lembre-se de que a configuração está relacionada aos usuários vinculados àquele perfil. 💡 Dica: crie os perfis de acordo com a estrutura da empresa. Por exemplo, em vez de configurar acessos sem um padrão, utilize perfis como Financeiro, Comercial, Analista e Administrador. Isso facilita a organização e o controle de acesso à NOTAX. Objetivo da tela O objetivo do Cadastro de Perfil de Usuário é permitir que a empresa controle quais funcionalidades da NOTAX cada usuário poderá acessar e quais ações poderá realizar. Por meio dos perfis, é possível criar diferentes níveis de acesso por setor, função ou responsabilidade, definindo individualmente as permissões de Visualizar, Inserir e Editar para cada rotina e, posteriormente, atribuindo o perfil configurado aos respectivos usuários.

Pessoas

Cadastro de Pessoas A tela Cadastro de Pessoas é utilizada para cadastrar e manter as informações das pessoas que se relacionam com a empresa dentro da plataforma NOTAX. Por meio dessa rotina, é possível cadastrar Clientes, Fornecedores, Usuários e Parceiros, tanto como Pessoa Jurídica (CNPJ) quanto como Pessoa Física (CPF). Esses cadastros serão utilizados de forma integrada nas demais rotinas do sistema, como Contratos, Assinatura Digital, Faturamento, Financeiro, Automatizações, Notificações, Comissões e outras funcionalidades da plataforma. Para realizar um novo cadastro, acesse: Cadastros → Pessoas → +Adicionar Na aba Pessoa, deverão ser preenchidas as informações cadastrais, endereço e dados do contato principal. Os campos identificados com asterisco (*) são obrigatórios para conclusão do cadastro. Tipo de Pessoa No campo Tipo, selecione a natureza da pessoa que está sendo cadastrada. As opções disponíveis são: - Pessoa Jurídica: utilizada para empresas ou organizações identificadas por CNPJ. - Pessoa Física: utilizada para pessoas identificadas por CPF. De acordo com o tipo selecionado, o campo Inscrição Federal deverá ser preenchido com o respectivo CNPJ ou CPF. Papel O campo Papel determina qual será a função daquela pessoa dentro da plataforma NOTAX. As opções disponíveis são: - Cliente: utilizado para pessoas físicas ou jurídicas que são clientes da empresa. - Fornecedor: utilizado para pessoas físicas ou jurídicas cadastradas como fornecedores. - Usuário: utilizado para pessoas que terão acesso à plataforma NOTAX. - Parceiro: utilizado para pessoas físicas ou jurídicas que possuem relacionamento de parceria com a empresa. A definição correta do Papel é importante, pois determina como aquele cadastro poderá ser utilizado nas demais rotinas do sistema. Cadastro de Usuário Quando o Papel selecionado for Usuário, o cadastro também será utilizado para permitir o acesso daquela pessoa à plataforma NOTAX. ⚠️ Importante: o e-mail informado no cadastro será utilizado como e-mail de acesso do usuário à plataforma. Por esse motivo, confira atentamente o endereço de e-mail antes de finalizar o cadastro. Comissão do Usuário Quando o cadastro possuir o papel Usuário, também será possível definir se esse usuário será um Comissionado. Para isso, habilite a opção Comissionado. Ao habilitar essa opção, será disponibilizado o campo Regra de Comissão, no qual deverá ser selecionada a regra que será aplicada ao usuário. - Comissionado desabilitado: o usuário poderá utilizar normalmente a plataforma, porém não estará vinculado a uma regra de comissão. - Comissionado habilitado: o usuário poderá participar das rotinas de comissionamento da NOTAX. - Regra de Comissão: determina qual regra previamente cadastrada será utilizada para o controle das comissões daquele usuário. 💡 Dica: antes de habilitar um usuário como comissionado, certifique-se de que a regra correspondente esteja cadastrada em Cadastros → Regra de Comissões. Dessa forma, um mesmo cadastro poderá representar, por exemplo, um vendedor ou colaborador interno que possui acesso à NOTAX e também recebe comissão pelas operações vinculadas a ele. Inscrição Federal – CPF ou CNPJ O campo Inscrição Federal deverá ser preenchido de acordo com o Tipo selecionado: - Para Pessoa Física, informe o CPF. - Para Pessoa Jurídica, informe o CNPJ. Consulta automática pelo CNPJ Quando o cadastro for de Pessoa Jurídica, informe o CNPJ e, em seguida, clique no ícone da Lupa 🔍 localizado ao lado do campo. A NOTAX realizará automaticamente a consulta dos dados vinculados ao CNPJ. As informações disponíveis no Cartão CNPJ serão utilizadas para preencher automaticamente os campos cadastrais da empresa, reduzindo a necessidade de digitação manual. Após a consulta, confira os dados preenchidos automaticamente antes de prosseguir. 💡 Dica: sempre que cadastrar uma Pessoa Jurídica, utilize a Lupa 🔍 após informar o CNPJ. Além de agilizar o cadastro, essa funcionalidade auxilia no preenchimento correto das informações da empresa. Dados Cadastrais Após definir o Tipo, Papel e Inscrição Federal, complete ou confira as demais informações apresentadas na tela. Entre elas: - Código: identificação interna do cadastro no sistema. - Razão Social / Nome Completo: informe a razão social da empresa ou o nome completo da pessoa física. - Nome Fantasia / Nome Abreviado: informe o nome fantasia ou a forma abreviada de identificação, quando aplicável. - Inscrição Estadual: informe quando aplicável. - Inscrição Municipal: informe quando aplicável. - Ativo: mantenha habilitado para que o cadastro permaneça disponível para utilização nas demais rotinas da NOTAX. Retenções Para os cadastros em que essas informações forem aplicáveis, a tela também apresenta configurações relacionadas às retenções tributárias e financeiras. Estão disponíveis: - Retém CSRF - Retém IRRF - Retém ISS - Desconta Retenção Financeiro Essas opções deverão ser configuradas de acordo com as regras tributárias e financeiras aplicáveis à pessoa cadastrada. Endereço Principal Na seção Endereço Principal, deverão ser informados os dados correspondentes ao endereço principal da pessoa. Entre os campos disponíveis estão: - CEP - Logradouro - Bairro - S/N - Número - Letra - Complemento - Caixa Postal - Cidade Quando o endereço não possuir número, habilite a opção S/N. Consulta automática pelo CEP Após informar o CEP, clique no ícone da Lupa 🔍 localizado ao lado do campo. A NOTAX realizará a consulta do CEP e preencherá automaticamente os dados de endereço disponíveis, facilitando e agilizando o cadastro. Após a consulta, confira as informações retornadas e complete os dados que não puderem ser identificados automaticamente, como Número, Letra e Complemento, quando aplicável. 💡 Dica: utilize a Lupa 🔍 do CEP sempre que possível para evitar a digitação manual das informações disponíveis. Contato Principal Na seção Contato Principal, deverão ser informados os dados da principal pessoa de contato vinculada ao cadastro. Entre as informações disponíveis estão: - Nome - CPF - Tipo de Notificação - E-mail - Telefone Fixo - Celular - Assina Contrato - Tipos de Notificação Essas informações são importantes para definir quem será o principal contato da pessoa cadastrada e quais comunicações serão direcionadas a ele. ⚠️ Atenção especial ao E-mail O campo E-mail é uma informação essencial dentro da NOTAX e deve ser preenchido com atenção. Quando o contato estiver configurado para receber notificações, é para o e-mail informado nesse cadastro que a NOTAX enviará as comunicações correspondentes aos Tipos de Notificação selecionados. Além disso, quando o Papel da pessoa for Usuário, esse mesmo e-mail será utilizado como e-mail de acesso à plataforma NOTAX. Portanto, antes de salvar o cadastro, sempre confira se o endereço de e-mail foi informado corretamente. Tipos de Notificação O campo Tipos de Notificação permite determinar quais comunicações deverão ser enviadas para o contato através do e-mail cadastrado. Entre as opções disponíveis podem estar: - Nota Fiscal de Serviço - Nota Débito - Boleto - Cobrança - Aviso de Pagamento PER/DCOMP - Intimação - Movimentação PER/DCOMP - Termo de Intimação (Caixa Postal) Selecione as notificações de acordo com as informações que aquele contato deverá receber. ⚠️ Importante: as notificações configuradas serão direcionadas para o e-mail informado no cadastro do contato. Por isso, revise o endereço eletrônico e os Tipos de Notificação selecionados. Assina Contrato A opção Assina Contrato determina se aquele contato poderá ser selecionado como assinante de contratos e documentos dentro da NOTAX. Quando a opção estiver habilitada, o contato ficará disponível na lista de assinadores durante o processo de envio de documentos para assinatura. Quando a opção estiver desabilitada, o contato não aparecerá na lista de assinadores. 💡 Dica: habilite a opção Assina Contrato somente para os contatos que efetivamente poderão ser selecionados para assinatura dos documentos. Outros Endereços No primeiro cadastro deverá ser informado o Endereço Principal. Após realizar o primeiro salvamento, ao editar a pessoa cadastrada, a NOTAX disponibilizará a seção Outros Endereços. Clique em + Adicionar para cadastrar novos endereços vinculados à mesma pessoa. Os endereços adicionados serão apresentados em uma listagem para consulta e gerenciamento. Essa funcionalidade permite manter, dentro de um único cadastro, o endereço principal e outros endereços relacionados à mesma pessoa ou empresa. Outros Contatos Da mesma forma, no primeiro cadastro deverá ser informado o Contato Principal. Após realizar o primeiro salvamento, ao editar o cadastro, será disponibilizada a seção Outros Contatos. Clique em + Adicionar para cadastrar novos contatos vinculados à mesma pessoa. Essa funcionalidade permite que um mesmo Cliente, Fornecedor, Usuário ou Parceiro possua mais de um contato cadastrado, como, por exemplo, responsáveis das áreas administrativa, financeira, tributária ou contratual. Para cada contato, observe corretamente as configurações de e-mail, notificações e permissão para assinatura de contratos, conforme a finalidade daquele contato. Dados Bancários A tela também possui a aba Dados Bancários, destinada ao registro das informações bancárias da pessoa cadastrada. Esses dados poderão ser utilizados nas rotinas da NOTAX em que as informações bancárias forem necessárias. Finalizando o Cadastro Após preencher e revisar todas as informações obrigatórias, clique em Salvar. No primeiro salvamento serão registrados os dados principais da pessoa, seu Endereço Principal e seu Contato Principal. Após o cadastro ser salvo, será possível editá-lo para incluir Outros Endereços e Outros Contatos, conforme a necessidade. 💡 Dica: antes de concluir o cadastro, confira principalmente o Tipo de Pessoa, Papel, CPF/CNPJ, E-mail, Tipos de Notificação e a opção Assina Contrato. Caso seja um Usuário comissionado, confira também se a opção Comissionado está habilitada e se a Regra de Comissão correta foi selecionada. Pontos importantes Tipo: define se o cadastro será Pessoa Física (CPF) ou Pessoa Jurídica (CNPJ). Papel: define se a pessoa será utilizada como Cliente, Fornecedor, Usuário ou Parceiro. CNPJ: ao informar o CNPJ e clicar na Lupa 🔍, a NOTAX consulta os dados do Cartão CNPJ e realiza o preenchimento automático das informações disponíveis. CEP: ao informar o CEP e clicar na Lupa 🔍, a NOTAX realiza o preenchimento automático dos dados disponíveis do endereço. E-mail: será utilizado para o envio das notificações configuradas e, quando o papel for Usuário, também será utilizado como e-mail de acesso à plataforma. Assina Contrato: quando habilitado, o contato ficará disponível na lista de assinadores. Quando desabilitado, não aparecerá como opção para assinatura. Comissionado: disponível para cadastros com papel Usuário, permitindo vincular o usuário a uma Regra de Comissão. Outros Endereços e Outros Contatos: são disponibilizados após o primeiro salvamento, permitindo complementar o cadastro sem a necessidade de criar uma nova pessoa. Objetivo da tela O objetivo do Cadastro de Pessoas é centralizar em um único local as informações de Clientes, Fornecedores, Usuários e Parceiros, sejam Pessoas Físicas ou Jurídicas. A partir desse cadastro, a NOTAX permite utilizar de forma integrada os dados cadastrais, endereços, contatos, e-mails, notificações, permissões de assinatura, acessos ao sistema e regras de comissão nas diferentes rotinas da plataforma.

Regra de Comissões

Cadastro da Regra de Comissões A tela Regra de Comissões é utilizada para criar e configurar as regras de comissionamento da empresa dentro da plataforma NOTAX. Por meio dessa rotina, é possível definir uma comissão padrão, estabelecer um limite de comissão e, quando necessário, determinar percentuais específicos de comissão para cada serviço cadastrado no sistema. Após criada, a Regra de Comissão poderá ser vinculada ao cadastro do usuário comissionado. Dessa forma, ao utilizar esse usuário em um contrato, a NOTAX já poderá apresentar automaticamente o percentual de comissão definido na regra. Para acessar a rotina, utilize: Cadastros → Regra de Comissões Como funciona a Regra de Comissão? A regra funciona como uma configuração padrão para o comissionamento. O fluxo é: Criar a Regra → Definir Comissão → Definir Limite → Configurar percentuais por Serviço, se necessário → Salvar → Vincular ao Usuário Depois que a regra estiver vinculada ao usuário, ela será utilizada como referência nas operações de comissionamento. 💡 Exemplo: se um usuário estiver vinculado a uma regra cuja Comissão (%) seja 30%, ao criar um contrato utilizando esse usuário, o percentual de 30% já virá preenchido conforme a regra configurada. Isso evita que o percentual precise ser informado manualmente a cada novo contrato. Regras Cadastradas Na tela principal são apresentadas todas as Regras de Comissões já cadastradas. A listagem apresenta informações como: - Descrição - Limite de Comissão (%) - Comissão (%) - Ações Na coluna Ações, é possível acessar as opções disponíveis para gerenciamento da regra, como editar ou excluir o cadastro. Para criar uma nova regra, clique em: + Adicionar Descrição No campo Descrição, informe um nome que permita identificar facilmente a regra. Exemplos: - Comissão Base - Comissão Comercial - Comissão Vendedores - Comissão Consultores 💡 Dica: utilize uma descrição que facilite a identificação da regra posteriormente, principalmente porque ela será selecionada no Cadastro de Pessoas → Usuário → Comissionado. Comissão (%) O campo Comissão (%) determina o percentual padrão de comissão da regra. Esse percentual ficará associado ao usuário que possuir essa Regra de Comissão vinculada ao seu cadastro. Quando esse usuário for utilizado em uma operação de contrato, a NOTAX utilizará o percentual configurado como referência, trazendo a comissão previamente preenchida. Exemplo Considere uma regra configurada da seguinte maneira: Comissão: 30% Essa regra é vinculada ao usuário João. Ao criar um contrato e utilizar João como usuário comissionado, a NOTAX apresentará como referência: Comissão do usuário: 30% Dessa forma, o sistema automatiza o preenchimento da comissão conforme a regra previamente definida. Limite de Comissão (%) O campo Limite de Comissão (%) determina o limite disponível para composição ou distribuição da comissão. Esse limite é importante principalmente nas situações em que parte da comissão poderá ser destinada a um Parceiro ou utilizada na própria composição da comissão da operação. Em outras palavras, o limite controla até onde a comissão poderá ser distribuída dentro daquela regra. Exemplo Caso a regra possua um determinado limite de comissão, esse percentual servirá como referência para controlar quanto poderá ser utilizado na composição das comissões entre os envolvidos na operação. Isso permite que a empresa tenha maior controle sobre o percentual total que poderá ser concedido, evitando que a distribuição ultrapasse o limite definido. ⚠️ Importante: a Comissão (%) representa o percentual padrão configurado para o usuário, enquanto o Limite de Comissão (%) controla a margem disponível para composição e distribuição da comissão, inclusive quando houver participação de parceiro. Comissão por Serviço (%) Além da comissão padrão, a NOTAX permite configurar um percentual específico de comissão para cada serviço. Na seção Comissão por Serviço (%), serão apresentados os serviços cadastrados na plataforma. Ao lado de cada serviço, é possível informar o percentual de comissão que deverá ser utilizado especificamente para aquela atividade. Essa configuração permite criar regras muito mais precisas, já que nem todos os serviços precisam possuir o mesmo percentual de comissão. Exemplo Imagine que a comissão padrão do usuário seja: Comissão padrão: 30% Porém, para o serviço: Assessoria Jurídica a empresa deseja permitir somente: 5% de comissão Nesse caso, basta informar 5% ao lado do serviço Assessoria Jurídica. Sempre que esse serviço for selecionado na operação, a NOTAX utilizará a regra específica configurada para ele, permitindo 5% de comissão para aquele serviço, em vez de utilizar a comissão padrão de 30%. Comissão padrão x Comissão por Serviço É importante entender a diferença entre essas duas configurações. A Comissão (%) funciona como o percentual padrão da regra vinculada ao usuário. Já a Comissão por Serviço (%) permite estabelecer uma condição específica para determinado serviço. 💡 Exemplo prático: Um usuário possui uma regra com 30% de comissão padrão. Entretanto, a empresa configura: Assessoria Jurídica → 5% Quando o contrato utilizar a regra geral aplicável ao usuário, sua referência será de 30%. Porém, quando for selecionado o serviço Assessoria Jurídica, será aplicada a regra específica daquele serviço, permitindo 5% de comissão. Isso permite que a empresa tenha diferentes políticas de remuneração dentro de uma única Regra de Comissão. Vinculação da Regra ao Usuário Depois que a Regra de Comissão for criada, ela deverá ser vinculada ao usuário correspondente. Acesse: Cadastros → Pessoas → Usuário No cadastro do usuário: 1. Habilite a opção Comissionado. 2. No campo Regra de Comissão, selecione a regra desejada. 3. Salve o cadastro. A partir dessa configuração, o usuário estará vinculado à regra e os percentuais poderão ser utilizados automaticamente nas operações correspondentes. Finalizando o Cadastro Após informar a Descrição, a Comissão (%), o Limite de Comissão (%) e, quando necessário, os percentuais de Comissão por Serviço (%), revise as informações e clique em Salvar. Depois disso, a regra estará disponível para ser vinculada aos usuários comissionados. ⚠️ Pontos importantes Descrição: identifica a Regra de Comissão dentro da NOTAX. Comissão (%): determina o percentual padrão que será utilizado para o usuário vinculado àquela regra. Preenchimento automático: quando o usuário estiver vinculado à regra, sua comissão poderá ser apresentada automaticamente na criação do contrato conforme a configuração realizada. Limite de Comissão (%): estabelece o limite disponível para composição e distribuição da comissão, inclusive quando houver participação de parceiro. Comissão por Serviço (%): permite substituir a regra geral por um percentual específico para determinado serviço. Usuário Comissionado: para utilizar a regra, o usuário deverá estar com a opção Comissionado habilitada em seu cadastro e possuir uma Regra de Comissão selecionada. 💡 Dica: utilize a Comissão por Serviço quando determinados serviços possuírem margens ou políticas de comissionamento diferentes. Assim, a regra fica previamente configurada e o sistema controla o percentual correspondente ao serviço selecionado. Objetivo da tela O objetivo da Regra de Comissões é automatizar e padronizar o comissionamento dentro da NOTAX, permitindo definir uma comissão padrão para o usuário, um limite para distribuição da comissão e percentuais específicos por serviço. Com a regra vinculada ao usuário comissionado, a plataforma passa a utilizar essas configurações nas operações correspondentes, reduzindo o preenchimento manual e permitindo maior controle sobre as comissões de usuários e parceiros.

Serviços

Cadastro de Serviços A tela Serviços é utilizada para cadastrar os tipos de serviços prestados pela empresa e que poderão ser utilizados nos contratos, faturamento e emissão de Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) dentro da NOTAX. É aqui, por exemplo, que poderão ser cadastrados serviços como Assessoria Jurídica, Contabilidade, Honorários, Consultoria, Licenciamento, Treinamento, entre outros serviços prestados pela empresa. Para acessar: Cadastros → Serviços Para que serve o Cadastro de Serviços? O cadastro permite definir quais serviços a empresa poderá utilizar em sua operação e, principalmente, na emissão das notas fiscais. Cada serviço é vinculado a duas informações importantes: Categoria Financeira → determina como aquele serviço será classificado no Financeiro. Tabela Tributária → determina a configuração tributária que será utilizada para aquele serviço no faturamento e na emissão da NFS-e. Por isso, antes de cadastrar um serviço, é importante verificar se a Tabela Tributária correspondente já está cadastrada. Tela de Serviços Na tela principal são apresentados todos os serviços cadastrados na NOTAX. A listagem apresenta: - Código - Descrição - Status - Ações Também é possível utilizar o campo de pesquisa para localizar um serviço pelo código ou descrição, além de filtrar os registros pelo Status. Na coluna Ações, o usuário poderá acessar as opções disponíveis para editar ou excluir o cadastro. Para cadastrar um novo serviço, clique em: + Adicionar Cadastro de um novo Serviço Ao clicar em + Adicionar, será aberta a tela para configuração do serviço. Código O campo Código identifica o serviço dentro da plataforma. Utilize um código para organização e identificação do cadastro. Descrição Informe o nome do serviço que será utilizado no sistema. Exemplos: Assessoria Jurídica Consultoria Tributária Honorários Contabilidade Licenciamento de Software 💡 Dica: utilize uma descrição clara, pois esse serviço poderá ser utilizado posteriormente em contratos, faturamento e emissão de notas fiscais. Discriminação do Serviço O campo Discriminação do Serviço permite cadastrar o texto ou detalhamento referente ao serviço prestado. Essa informação serve para descrever com maior precisão o serviço e poderá ser utilizada no processo de faturamento e emissão da Nota Fiscal de Serviço. Procure utilizar uma descrição adequada ao serviço efetivamente prestado pela empresa. Categoria Financeira Todo serviço precisa estar associado a uma Categoria Financeira. Essa categoria determina como os valores relacionados ao serviço serão classificados dentro do módulo Financeiro da NOTAX. Entre as categorias disponíveis no sistema podem existir opções como: Receita Despesa Adiantamento Fornecedor Adiantamento Cliente Para os serviços prestados pela empresa, normalmente será utilizada a categoria: 1 – Receita Isso acontece porque o serviço cadastrado normalmente representa um valor que a empresa terá a receber de seu cliente. 💡 Exemplo: se a empresa presta o serviço de Assessoria Jurídica, normalmente esse serviço será vinculado à categoria financeira Receita. Tabela Tributária A Tabela Tributária é uma das configurações mais importantes do Cadastro de Serviços. Ela define a configuração tributária que será relacionada ao serviço no momento do faturamento e da emissão da Nota Fiscal de Serviço. Cada serviço deverá possuir uma Tabela Tributária correspondente. Por exemplo: Serviço: Licenciamento de Software Tabela Tributária: 1.05 – Licenciamento sem redução de bases A tabela correta dependerá da atividade e da configuração tributária utilizada pela empresa. ⚠️ Importante: cadastre primeiro a Tabela Tributária Para conseguir finalizar corretamente o Cadastro de Serviço, é necessário que a Tabela Tributária já esteja cadastrada na NOTAX. O cadastro das tabelas fica localizado em: Faturamento → Tabelas Tributárias Nessa tela serão apresentadas as tabelas já cadastradas. Caso a tabela necessária ainda não exista, clique em: + Adicionar Realize o cadastro da nova Tabela Tributária e, posteriormente, utilize-a no Cadastro de Serviço. 💡 Atalho para cadastrar a Tabela Tributária Existe um recurso na própria tela de Cadastro de Serviços que facilita bastante esse processo. Ao lado do campo Tabela Tributária, existe um pequeno botão representado por um quadrado com uma seta ↗. Ao clicar nesse botão, a NOTAX abre uma nova aba diretamente na rotina relacionada ao cadastro, facilitando o acesso sem a necessidade de sair da tela atual e procurar manualmente a opção no menu. Dessa forma, caso esteja cadastrando um serviço e perceba que a Tabela Tributária necessária ainda não existe, utilize o atalho: Clique no ícone ↗ → cadastre a Tabela Tributária → retorne ao Cadastro de Serviço → selecione a tabela criada. Isso torna o processo mais rápido e reduz a quantidade de cliques durante a configuração. 💡 Atalho da Categoria Financeira O mesmo recurso está disponível ao lado do campo Categoria Financeira. O botão ↗ permite acessar em uma nova aba a rotina relacionada à configuração da Categoria Financeira. Esse recurso é útil principalmente quando a categoria necessária ainda não estiver disponível para seleção. Assim, não é necessário abandonar o Cadastro de Serviço para realizar a configuração. Ativo A opção Ativo determina se o serviço estará disponível para utilização nas demais rotinas da NOTAX. Quando estiver habilitado, o serviço permanece disponível para uso. Caso determinado serviço deixe de ser utilizado pela empresa, ele poderá ser inativado conforme a necessidade. Ordem recomendada para o cadastro Para evitar interrupções durante o cadastro, recomendamos seguir esta sequência: 1. Tabela Tributária Acesse Faturamento → Tabelas Tributárias e verifique se a tributação necessária já está cadastrada. 2. Categoria Financeira Verifique a categoria que será utilizada. Para serviços prestados e faturados pela empresa, normalmente será Receita. 3. Serviço Acesse Cadastros → Serviços → + Adicionar. 4. Preencha as informações Informe Código, Descrição e Discriminação do Serviço. 5. Selecione a Categoria Financeira Normalmente Receita, quando se tratar de um serviço prestado pela empresa. 6. Selecione a Tabela Tributária Escolha a tabela correspondente à tributação daquele serviço. 7. Mantenha o serviço Ativo Caso ele já deva ficar disponível para utilização. 8. Clique em Salvar. ⚠️ Pontos importantes Tabela Tributária: deve estar previamente cadastrada para ser vinculada ao serviço. Categoria Financeira: determina como o serviço será classificado financeiramente. Para serviços faturados pela empresa, normalmente será utilizada uma categoria de Receita. Cada serviço pode possuir sua própria Tabela Tributária: isso permite configurar corretamente serviços que possuam tratamentos tributários diferentes. Atalhos ↗: utilize os pequenos botões localizados ao lado de Categoria Financeira e Tabela Tributária para acessar rapidamente as respectivas rotinas em uma nova aba. Discriminação do Serviço: deve representar adequadamente o serviço prestado, pois é uma informação relacionada ao processo de faturamento e emissão da NFS-e. Status Ativo: mantenha habilitado enquanto o serviço estiver disponível para utilização na operação. Objetivo da tela O objetivo do Cadastro de Serviços é centralizar os serviços prestados pela empresa e deixá-los corretamente parametrizados para utilização nas demais rotinas da NOTAX. Ao vincular o serviço à sua Categoria Financeira e à respectiva Tabela Tributária, a empresa cria a base necessária para que contratos, financeiro, faturamento e emissão de NFS-e trabalhem de forma integrada. 💡 Dica NOTAX: antes de começar a cadastrar os serviços, configure as Tabelas Tributárias. E, caso perceba durante o cadastro que está faltando alguma configuração, utilize o botão ↗ ao lado do campo correspondente. Ele abre a rotina necessária em uma nova aba e agiliza bastante a parametrização.

Usuários

Cadastro de Usuários A tela Usuários é utilizada para concluir a criação dos usuários que terão acesso à NOTAX. É importante entender que o cadastro de usuário acontece em duas etapas. Primeiro, a pessoa deve ser cadastrada no menu Cadastros → Pessoas, com o Papel = Usuário. Depois, é necessário acessar Cadastros → Usuários para transformar esse cadastro de pessoa em um usuário efetivo do sistema, definindo seu Perfil de acesso e seu Tipo de Usuário. Para que serve o Cadastro de Usuários? O cadastro permite definir quem poderá acessar a NOTAX e quais características esse usuário terá dentro do sistema. Nesta etapa são configurados principalmente: - a pessoa que será vinculada ao usuário; - o Perfil, que determina suas permissões; - o Tipo de Usuário, que determina a função do usuário dentro de determinadas rotinas; - e o status Ativo/Inativo. 📌 Importante: cadastrar uma pessoa com o Papel Usuário não significa que ela já possui um usuário configurado na NOTAX. É necessário concluir o vínculo nesta tela. Etapa 1 – Cadastrar a Pessoa Antes de acessar o Cadastro de Usuários, é necessário cadastrar a pessoa. Acesse: Cadastros → Pessoas Cadastre normalmente as informações da pessoa e, no campo Papel, selecione: Usuário Depois, salve o cadastro. Esse passo torna a pessoa disponível para ser vinculada posteriormente no Cadastro de Usuários. Etapa 2 – Criar o Usuário Depois de cadastrar a pessoa, acesse: Cadastros → Usuários Na tela principal serão apresentados os usuários já cadastrados na plataforma. A listagem apresenta informações como: Nome | E-mail | Tipo de Usuário | Perfil | Status | Ações Também é possível pesquisar pelo nome ou e-mail, além de utilizar os filtros de Tipo de Usuário e Status. Para criar um novo usuário, clique em: + Adicionar Campo Pessoa O primeiro campo apresentado será Pessoa. Aqui está uma regra importante da NOTAX: ⚠️ Neste campo somente serão apresentadas as pessoas cadastradas com Papel = Usuário que ainda não foram vinculadas a um usuário do sistema. Isso significa que a mesma pessoa não poderá ser vinculada novamente depois que seu usuário já tiver sido criado. O processo funciona assim: Pessoa cadastrada com Papel Usuário → fica disponível no campo Pessoa → é vinculada no Cadastro de Usuários → deixa de aparecer entre os cadastros disponíveis para novo vínculo. Selecione a pessoa que deseja transformar em usuário da plataforma. Nome Completo e E-mail Ao selecionar a Pessoa, os dados relacionados ao cadastro serão utilizados para preencher as informações do usuário, como: Nome Completo E-mail É importante conferir essas informações, principalmente o endereço de e-mail, pois ele está relacionado à identificação do usuário no sistema. Perfil O campo Perfil determina quais telas e operações aquele usuário poderá acessar na NOTAX. Os perfis são previamente configurados em: Cadastros → Perfis No Cadastro de Perfis é possível definir permissões como: Visualizar | Inserir | Editar para as diferentes rotinas do sistema. 💡 Exemplo: você pode criar um perfil chamado Financeiro permitindo acesso às rotinas financeiras e restringindo determinadas funcionalidades de contratos ou outras áreas. Depois, basta selecionar esse perfil no Cadastro do Usuário. Atalho para Cadastro de Perfil Ao lado do campo Perfil existe o botão representado pelo quadrado com uma seta ↗. Esse botão funciona como um atalho para acessar a rotina relacionada ao cadastro de Perfis, facilitando a configuração sem precisar procurar manualmente a opção no menu. Tipo de Usuário Além do Perfil, é necessário selecionar o Tipo de Usuário. Atualmente, a tela apresenta opções como: Padrão Consultor Analista O Tipo de Usuário representa a função daquele usuário dentro das regras e rotinas específicas da NOTAX. É importante não confundir Perfil com Tipo de Usuário. Perfil = determina o que o usuário pode acessar e fazer no sistema. Tipo de Usuário = identifica como esse usuário será tratado dentro das rotinas da NOTAX. Portanto, um usuário poderá, por exemplo, possuir um determinado Perfil de permissões e, ao mesmo tempo, ser classificado como Consultor, Analista ou Padrão. Ativo A opção Ativo determina se o usuário estará habilitado para utilização no sistema. Quando habilitada, o usuário permanece ativo. Quando o acesso não for mais necessário, o usuário poderá ser inativado. 💡 Sempre que um colaborador deixar de utilizar a plataforma, é recomendável revisar seu cadastro e seu status de acesso. Como cadastrar um usuário corretamente O fluxo completo é: 1. Acesse Cadastros → Pessoas. 2. Cadastre a pessoa que utilizará o sistema. 3. No campo Papel, selecione Usuário. 4. Salve o cadastro da pessoa. 5. Acesse Cadastros → Usuários. 6. Clique em + Adicionar. 7. No campo Pessoa, localize a pessoa cadastrada anteriormente. 8. Confira Nome Completo e E-mail. 9. Selecione o Perfil de acesso. 10. Selecione o Tipo de Usuário: Padrão, Consultor ou Analista. 11. Mantenha a opção Ativo habilitada, quando aplicável. 12. Clique em Salvar. ⚠️ Pontos importantes Pessoa e Usuário são cadastros diferentes: primeiro cadastramos a Pessoa e depois realizamos o vínculo para criar efetivamente o Usuário. Papel obrigatório: para aparecer na seleção do Cadastro de Usuários, a pessoa precisa estar cadastrada com Papel = Usuário. Somente pessoas ainda não vinculadas aparecem: depois que uma pessoa já foi vinculada a um usuário, ela não será novamente apresentada como disponível para um novo vínculo. Perfil controla permissões: antes de cadastrar o usuário, é recomendável que os Perfis estejam corretamente configurados em Cadastros → Perfis. Tipo de Usuário não substitui o Perfil: são configurações diferentes e possuem finalidades distintas dentro da plataforma. 📧 Criação da senha de acesso Após preencher as informações e clicar em Salvar, o usuário será criado na NOTAX. Automaticamente, o e-mail informado no cadastro receberá uma mensagem da NOTAX para criação da senha de acesso. O novo usuário deverá acessar esse e-mail e seguir as orientações recebidas para definir sua senha. Após a criação da senha, poderá utilizar seu e-mail cadastrado e a senha definida para acessar a plataforma. ⚠️ Por isso, é muito importante conferir se o endereço de e-mail informado no cadastro está correto antes de salvar o usuário. Objetivo da tela O objetivo do Cadastro de Usuários é transformar uma pessoa previamente cadastrada na NOTAX em um usuário efetivo da plataforma, definindo suas permissões e sua função dentro do sistema. A lógica pode ser resumida da seguinte forma: PESSOA → Papel Usuário → USUÁRIO → Perfil + Tipo de Usuário → Acesso configurado Dessa forma, a NOTAX mantém separado o cadastro da pessoa da configuração de acesso ao sistema, permitindo maior controle sobre usuários, funções e permissões.