Cadastro de Contrato
🎯 Objetivo da rotina
A rotina de Contratos permite cadastrar e administrar os contratos firmados com os clientes dentro da NOTAX, centralizando em um único fluxo as informações comerciais, financeiras e operacionais da contratação.
Por meio dessa rotina é possível definir o cliente, vincular parceiros, escolher a forma de assinatura, cadastrar os serviços contratados, configurar faturamento, definir comissões e, nos contratos de êxito, habilitar a importação de PER/DCOMP diretamente do e-CAC.
A NOTAX trabalha com três modalidades principais de serviço:
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🔄 Recorrente: utilizado para serviços com cobrança periódica.
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📅 Variável: utilizado para serviços cujo faturamento ocorre conforme uma data/condição definida.
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🎯 Êxito: utilizado quando a remuneração depende do resultado obtido, permitindo definir as condições financeiras somente no momento do faturamento.
🧭 Caminho de acesso
No menu lateral, acesse:
Contratos → Contrato
Nesta tela ficam disponíveis todos os contratos cadastrados no sistema.
🔎 Consulta dos contratos
A tela principal apresenta a relação dos contratos cadastrados e permite utilizar a barra de pesquisa e o filtro de Status para localizar registros.
Na listagem são apresentadas informações como:
Código | Pessoa | Número do Contrato | Usuário | Status | Ações
Entre os status utilizados pelo sistema podem estar:
Rascunho, Aguardando Assinatura, Ativo e Distratado.
📌 O status permite identificar rapidamente em qual etapa cada contrato se encontra.
👤 Atribuição de analista em massa
Na lateral de cada contrato existe uma caixa de seleção.
Ao selecionar um ou vários registros, acesse:
Ações em massa → Atribuir Analista
O sistema abrirá a janela Atribuir Analista.
Selecione o usuário que ficará responsável pelos contratos selecionados e clique em Concluir.
💡 Essa funcionalidade é especialmente útil para distribuição de carteira, pois permite atribuir vários contratos a um responsável em uma única operação.
➕ Criando um novo contrato
Para iniciar um novo contrato, clique em:
+ Adicionar
O cadastro é dividido em três etapas:
1️⃣ Cabeçalho — Dados Gerais → 2️⃣ Serviços — Dados dos Serviços → 3️⃣ Visualização — Visualização do Contrato
Cada etapa possui uma função específica e deve ser preenchida conforme a modalidade de contratação.
1️⃣ Cabeçalho — Dados gerais
Nesta etapa são definidas as informações principais do contrato.
👤 Pessoa
Selecione a pessoa ou empresa contratante.
A pessoa deve estar previamente cadastrada na NOTAX.
🔢 Número do contrato
Permite informar uma numeração ou identificação própria para o contrato.
🤝 Parceiros (Comissionados)
Permite vincular ao contrato o Parceiro relacionado à operação.
📌 É importante diferenciar:
Parceiro: pessoa externa vinculada ao contrato e que poderá possuir participação/comissionamento na operação.
Comissionado: usuário ou vendedor interno cuja regra de comissão será aplicada aos serviços.
📝 Observação
Campo destinado ao registro de informações complementares sobre o contrato.
🎯 Contrato Êxito
A flag Contrato Êxito determina qual será o modelo operacional e financeiro do contrato.
Quando a flag estiver marcada
O contrato será tratado como um Contrato de Êxito.
Nesse modelo:
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serão adicionados serviços do tipo Êxito;
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o serviço trabalha com percentual de participação;
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os dados financeiros não precisam ser definidos antecipadamente;
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as condições financeiras poderão ser informadas posteriormente, quando o êxito ocorrer e o faturamento for realizado;
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o serviço poderá ser integrado à rotina de PER/DCOMP.
📌 Dessa forma, é possível formalizar o percentual de êxito no início da contratação mesmo que ainda não exista um valor financeiro definido para faturamento.
Quando a flag estiver desmarcada
O contrato seguirá o modelo tradicional.
Nesse cenário:
-
deverão ser configurados os Dados para Faturamento;
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poderão ser adicionados serviços Recorrentes e Variáveis;
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as regras financeiras são definidas durante a configuração do contrato e dos respectivos serviços.
✍️ Assinar digitalmente
A flag Assinar digitalmente define como o contrato será formalizado.
Quando estiver marcada
O contrato seguirá para o fluxo de assinatura digital integrado à NOTAX.
Após a preparação e conferência do documento, ele poderá ser encaminhado aos signatários através da certificadora de assinatura integrada ao sistema, permitindo a formalização eletrônica do contrato com validade jurídica.
Quando estiver desmarcada
O contrato não será encaminhado pelo fluxo de assinatura digital.
Nesse caso, a assinatura poderá ocorrer externamente ou manualmente e, posteriormente, o contrato já assinado poderá ser anexado à NOTAX.
💡 Essa opção é útil quando o cliente já possui o documento formalizado ou quando as partes optam por realizar a assinatura fora da plataforma.
💰 Dados para faturamento
Quando a opção Contrato Êxito estiver desmarcada, serão apresentados os Dados para Faturamento.
Essa configuração será utilizada posteriormente pelas rotinas financeiras e de faturamento.
Série
Define a série utilizada na emissão do documento fiscal.
Cobrança
Determina a regra de cobrança utilizada pelo contrato.
Melhor dia para cobrança
Define o dia utilizado para cálculo ou realização da cobrança.
Quantidade de parcelas
Determina a quantidade de parcelas da cobrança.
Vencimento final de semana
Define o comportamento do vencimento quando a data ocorrer em um final de semana.
Convênio bancário
Permite selecionar o convênio financeiro utilizado na geração da cobrança, quando aplicável.
⚠️ Caso existam campos obrigatórios não preenchidos ou informações incompatíveis, a NOTAX apresentará alertas para que os dados sejam corrigidos antes da continuidade do processo.
📄 Layout do contrato
Após os dados gerais, deverá ser selecionado o Layout do Contrato.
O layout corresponde ao modelo utilizado para geração do documento.
Ao selecionar o modelo, a NOTAX carrega o conteúdo contratual e substitui as variáveis disponíveis pelas informações cadastradas no sistema.
Na Visualização do Contrato, o usuário poderá conferir o documento antes de seguir para sua formalização.
⚠️ Antes de avançar, revise os dados das partes, serviços, percentuais, valores e demais condições contratuais.
2️⃣ Serviços — Dados dos serviços
Depois de concluir o cabeçalho, o usuário deverá avançar para a etapa:
Serviços — Dados dos Serviços
É nesta etapa que serão adicionados os serviços que fazem parte do contrato.
A modalidade disponível dependerá da configuração realizada no cabeçalho:
Contrato Êxito marcado → Serviço de Êxito
Contrato Êxito desmarcado → Serviços Recorrentes e Variáveis
🔄 Serviço recorrente
O serviço Recorrente é utilizado quando existe uma cobrança periódica durante a vigência do contrato.
No cadastro são definidos:
Serviço: serviço contratado.
Quantidade: quantidade utilizada para composição do valor.
Valor unitário: valor correspondente a cada unidade.
Valor total: resultado da quantidade multiplicada pelo valor unitário.
Complemento: permite incluir informações adicionais sobre o serviço.
📈 Reajuste
Também poderão ser definidos:
Mês de reajuste: determina quando ocorrerá o reajuste.
Índice: define o índice utilizado para o reajuste, quando aplicável.
💳 Faturamento
Na seção de faturamento serão configurados:
Vigência inicial: início da prestação/cobrança.
Vigência final: encerramento da vigência, quando houver.
Dia de faturamento: dia em que o faturamento deverá ocorrer.
Frequência de faturamento: define em quais meses o serviço será faturado.
💡 A frequência permite selecionar individualmente os meses de janeiro a dezembro, possibilitando contratos mensais ou outras periodicidades.
📅 Serviço variável
O serviço Variável é utilizado quando a cobrança deverá ocorrer conforme uma data específica, sem necessariamente possuir a mesma recorrência de um serviço periódico.
São informados:
Serviço | Quantidade | Valor unitário | Valor total | Complemento
Na seção Faturamento, deverá ser definida a:
Data de faturamento
Essa data determinará quando o serviço deverá entrar no processo de faturamento.
🎯 Serviço de Êxito
O serviço Êxito fica disponível quando o contrato estiver configurado com a flag Contrato Êxito.
Nesse serviço são definidos principalmente:
Serviço
Identifica qual serviço será prestado ao cliente.
% de participação
Define o percentual de êxito acordado para aquele serviço.
A principal diferença dessa modalidade é que as condições financeiras não precisam ser determinadas no início do contrato.
Quando o resultado ocorrer, o usuário poderá informar as condições financeiras necessárias no momento do faturamento, permitindo calcular e gerar a cobrança correspondente ao êxito alcançado.
🔗 Habilitar Importação PER/DCOMP
Dentro do cadastro do Serviço de Êxito, existe a opção:
Habilitar Importação PER/DCOMP
Essa funcionalidade permite integrar o serviço contratado à operação de PER/DCOMP acompanhada pela NOTAX.
Quando a flag estiver habilitada, serão apresentados campos adicionais para configuração da importação.
🗂️ Tipos de crédito
O usuário poderá definir quais tipos de documentos/créditos do PER/DCOMP deverão ser considerados na importação.
Entre as modalidades disponíveis podem estar, por exemplo:
Ressarcimento de IPI, Saldo Negativo de IRPJ, Saldo Negativo de CSLL, IRRF, PIS/PASEP, COFINS, contribuição previdenciária, créditos oriundos de ação judicial, pagamento indevido ou a maior, entre outros tipos disponíveis no e-CAC.
É possível selecionar um ou vários tipos conforme o objeto do contrato.
📅 Período inicial
Define o período inicial que deverá ser considerado na busca dos documentos.
👤 Responsável pelo preenchimento (CPF)
Neste campo deverá ser informado o CPF do transmissor/responsável pelo preenchimento dos PER/DCOMPs.
Esse CPF é utilizado como referência para localizar os documentos relacionados à operação.
🔄 Importação dos PER/DCOMPs do e-CAC
Com a Importação PER/DCOMP habilitada, a NOTAX permite trazer para a plataforma os documentos disponíveis no Portal e-CAC, considerando os tipos de crédito selecionados e o CPF do transmissor informado.
A consulta considera os documentos dos últimos 5 anos, permitindo trazer para a NOTAX o histórico de PER/DCOMPs relacionado à operação.
📌 Na prática, essa funcionalidade evita que os documentos precisem ser cadastrados individualmente de forma manual.
O fluxo fica:
Serviço de Êxito → Habilitar Importação PER/DCOMP → Selecionar tipos de crédito → Informar período → Informar CPF do transmissor → Importar documentos do e-CAC → Gerenciar os PER/DCOMPs na NOTAX
💡 Depois de importados, esses documentos passam a compor a operação de acompanhamento e gestão de PER/DCOMP dentro do sistema.
💵 Comissões dos serviços
Os serviços cadastrados no contrato trabalham integrados às regras de comissão da NOTAX.
Ao adicionar um serviço Recorrente, Variável ou de Êxito, o sistema poderá carregar automaticamente a comissão vinculada à regra do usuário/comissionado.
Após o serviço ser adicionado, a comissão pode ser consultada e administrada diretamente nele.
Na coluna Ações, clique nos três pontos e selecione:
Comissão
👥 Tela de comissão
Ao acessar Comissão, será aberta uma janela apresentando os comissionados vinculados especificamente àquele serviço.
A tela apresenta:
Comissionado: usuário/vendedor que participará da comissão.
% Percentual: percentual de comissão atribuído ao usuário.
Ações: permite editar ou excluir uma comissão existente.
➕ Adicionar comissão
Clique em + Adicionar para incluir uma nova regra de comissão naquele serviço.
Essa funcionalidade é importante porque permite que o contrato utilize inicialmente as regras de comissão já cadastradas para os usuários, mas também possibilita incluir ou ajustar comissões especificamente para aquele serviço.
📌 Portanto, a comissão está vinculada ao serviço do contrato, permitindo que serviços diferentes dentro de um mesmo contrato tenham regras de comissão distintas.
✏️ Editar comissão
Na coluna Ações, utilize o botão de edição para alterar uma comissão já cadastrada.
Essa opção pode ser utilizada quando for necessário ajustar o percentual de participação daquele comissionado especificamente para o serviço.
🗑️ Excluir comissão
O ícone de exclusão permite retirar o comissionado da regra daquele serviço.
⚠️ Antes de excluir ou alterar uma comissão, confirme se o serviço ainda não passou por processos de faturamento que possam depender da regra configurada.
🏷️ Desconto e bonificação
No menu de ações do serviço também está disponível a opção:
Desconto/Bonificação
Essa funcionalidade permite configurar condições comerciais específicas diretamente no serviço, mantendo essas informações vinculadas à contratação correspondente.
3️⃣ Visualização e formalização
Depois de adicionar e configurar os serviços, clique em Continuar para avançar para a etapa de Visualização.
Faça a conferência final do documento antes de sua formalização.
A partir daqui, o fluxo dependerá da configuração realizada no cabeçalho:
Assinar digitalmente marcado → documento segue para o processo de assinatura eletrônica através da certificadora integrada à NOTAX.
Assinar digitalmente desmarcado → contrato poderá ser assinado externamente/manual e posteriormente anexado ao sistema.
⚙️ Regras principais da rotina
| Configuração | Funcionamento |
|---|---|
| 🎯 Contrato Êxito marcado | Permite trabalhar com serviço de Êxito |
| 🔄 Contrato Êxito desmarcado | Permite trabalhar com serviços Recorrentes e Variáveis |
| ✍️ Assinar digitalmente marcado | Encaminha o contrato para assinatura através da solução integrada |
| 📎 Assinar digitalmente desmarcado | Permite anexar posteriormente o contrato assinado fora da plataforma |
| 🔄 Serviço Recorrente | Trabalha com valor, vigência, dia e frequência de faturamento |
| 📅 Serviço Variável | Trabalha com valor e data específica de faturamento |
| 🎯 Serviço Êxito | Trabalha com percentual e permite definir as condições financeiras somente no momento do faturamento |
| 🔗 Importação PER/DCOMP habilitada | Permite buscar documentos do e-CAC conforme os tipos selecionados e o CPF do transmissor |
| 🗓️ Histórico PER/DCOMP | A importação pode considerar documentos dos últimos 5 anos |
| 💵 Comissão | Utiliza as regras vinculadas ao usuário e permite adicionar, editar ou excluir comissão diretamente no serviço |
⚠️ Pontos importantes
A configuração do Contrato Êxito deve ser realizada corretamente antes da inclusão dos serviços, pois ela determina o comportamento do contrato e quais modalidades estarão disponíveis.
Nos serviços de Êxito vinculados à gestão tributária, habilite a Importação PER/DCOMP quando desejar trazer para a NOTAX os documentos disponíveis no e-CAC. Confira principalmente os Tipos de Crédito, o Período Inicial e o CPF do transmissor, pois essas informações determinam a busca dos documentos.
As regras de comissão devem ser revisadas após a inclusão dos serviços, especialmente quando determinado contrato possuir uma negociação diferente da regra padrão do usuário.
🔄 Fluxo correto da rotina
Contrato → Cabeçalho → Selecionar cliente → Vincular parceiro → Definir Contrato Êxito ou contrato tradicional → Definir assinatura digital ou manual → Configurar faturamento, quando aplicável → Selecionar layout → Adicionar serviços → Configurar comissão → Habilitar PER/DCOMP, quando aplicável → Importar documentos do e-CAC → Visualizar contrato → Formalizar/assinar → Executar o faturamento conforme a modalidade do serviço
✅ Resultado esperado
Ao finalizar a rotina, a NOTAX centraliza toda a operação contratual do cliente:
Cliente + Parceiro + Contrato + Assinatura + Serviços + Faturamento + Comissões + PER/DCOMP, quando aplicável.
Os serviços Recorrentes seguem suas regras de periodicidade; os Variáveis, suas respectivas datas de faturamento; e os serviços de Êxito permanecem vinculados ao resultado da operação, permitindo definir as condições financeiras no momento em que o faturamento efetivamente ocorrer.
Quando a Importação PER/DCOMP estiver habilitada no serviço de Êxito, a operação também poderá trazer os documentos do e-CAC dos últimos 5 anos, conforme os tipos selecionados e o CPF do transmissor, permitindo que o acompanhamento dos créditos continue dentro da própria NOTAX.