Configurações
Central de Certificados
Cadastro de Certificados Digitais e Habilitação das Procurações 🎯 Objetivo da tela A Central de Certificados é uma das configurações mais importantes da NOTAX para utilização das rotinas tributárias automatizadas. É aqui que cadastramos os certificados digitais e suas respectivas senhas, permitindo que a NOTAX utilize as autorizações configuradas para acessar os ambientes da Receita Federal necessários às automações. Esse cadastro é essencial para o funcionamento de rotinas como Caixa Postal, Intimações, e-Processos Digitais, Situação Fiscal e Gestão/Importação de PER/DCOMP. 🔐 Duas formas de utilizar o certificado A NOTAX permite trabalhar de duas maneiras. 1. Certificado do próprio cliente Quando o cliente possui seu próprio certificado digital, basta vinculá-lo ao cadastro correspondente, fazer o upload do certificado e informar a senha. Nesse cenário, a NOTAX utiliza o certificado daquele próprio CNPJ/CPF nas rotinas autorizadas. 2. Certificado do escritório com procurações Esse é um recurso especialmente útil para escritórios jurídicos, contábeis e consultorias tributárias. Em vez de cadastrar individualmente o certificado de cada cliente, podemos cadastrar o certificado do próprio escritório e indicar quais clientes concederam procuração para aquele certificado. Assim, um único certificado pode ser utilizado para acessar as informações de diversas pessoas ou empresas representadas pelo escritório, conforme as procurações existentes. ➕ Cadastrando um certificado Para realizar o cadastro, acesse: Configurações → Central de Certificados → + Adicionar Na tela de cadastro, informe a Pessoa à qual pertence o certificado, selecione o arquivo do certificado digital e informe sua Senha. Depois disso, temos uma configuração muito importante: Habilitar procurações Ative essa opção quando o certificado cadastrado possuir procurações para representar outros clientes. Ao habilitá-la, a NOTAX apresenta a área: Pessoas autorizadas por procuração É nela que indicaremos quais pessoas ou empresas poderão ser acessadas utilizando aquele certificado. 👥 Selecionando os clientes com procuração Clique em Selecionar pessoas. A NOTAX apresentará os cadastros disponíveis para vinculação. Você poderá selecionar individualmente os clientes desejados ou utilizar Selecionar todos, quando aplicável. Após selecionar, clique em Confirmar. Dessa maneira, estamos informando ao sistema: Este certificado pertence ao escritório e estas são as pessoas/empresas que poderão ser acessadas por meio das procurações correspondentes. Depois de concluir os vínculos, clique em Salvar. 📋 Centralização de Certificados Na tela principal, a NOTAX apresenta uma visão consolidada dos certificados cadastrados, incluindo informações como: Inscrição Federal | Razão Social | Vencimento | Procurações | Verificação em 2 Etapas | Validade 2 Etapas Isso permite acompanhar não apenas os certificados, mas também identificar rapidamente quais possuem procurações vinculadas e a situação da autenticação em duas etapas. ⭐ Verificação em duas etapas Um dos recursos importantes da Central de Certificados é o tratamento dos acessos que possuem verificação em duas etapas. Quando a coluna Verificação 2 Etapas estiver como Pendente, acesse o menu de ações do certificado e clique em: Aprovar verificação em duas etapas A NOTAX abrirá uma tela solicitando o Código de verificação. Nesse momento, abra o aplicativo gov.br, obtenha o código de acesso/verificação em duas etapas, informe-o no campo indicado e clique em Enviar. Após a autenticação ser concluída, a situação passa para: Verificação 2 Etapas: Ativo E a coluna Validade 2 Etapas passa a demonstrar até quando aquela autorização estará válida. ⏱️ Autenticação por 30 dias Esse é um ponto importante da rotina. Após realizar corretamente a aprovação da verificação em duas etapas, a autenticação fica válida pelo período correspondente exibido pela NOTAX, permitindo que as automações utilizem aquele acesso durante esse intervalo sem exigir uma nova validação a cada execução. No fluxo atual, essa autorização pode permanecer válida por até 30 dias. Ao término da validade, será necessário realizar novamente o procedimento de aprovação para manter as automações funcionando. ⚠️ Portanto, acompanhe a coluna “Validade 2 Etapas” Se a autenticação expirar e o acesso depender da verificação em duas etapas, as rotinas relacionadas àquele certificado poderão deixar de conseguir realizar as consultas até que uma nova autenticação seja feita. 🤖 Por que esse cadastro é tão importante? A Central de Certificados funciona como uma das bases de acesso para o módulo de Automatizações da NOTAX. Com os certificados e procurações corretamente configurados, o sistema consegue utilizar os acessos necessários para executar as rotinas tributárias habilitadas, como: Caixa Postal → captura das comunicações disponibilizadas nos ambientes consultados. Intimações → acompanhamento das intimações disponíveis. e-Processos Digitais → consulta das informações e movimentações dos processos digitais. Situação Fiscal → captura das informações utilizadas na consulta da situação fiscal. PER/DCOMP → suporte às rotinas de importação, consulta e gestão das informações relacionadas aos pedidos e declarações. Por isso, antes de iniciar a utilização dessas automações, é fundamental verificar se os certificados, senhas, procurações e autenticações necessárias estão corretamente configurados. 💡 Exemplo prático Imagine um escritório que administra 100 clientes. Se esses clientes concederam as procurações necessárias ao certificado do escritório, não é preciso necessariamente cadastrar 100 certificados diferentes. Podemos cadastrar o certificado do escritório, habilitar Procurações e vincular os clientes que possuem as respectivas autorizações. A NOTAX passa a saber quais pessoas estão vinculadas àquele certificado e poderá utilizar essa configuração nas rotinas correspondentes. Isso torna a operação muito mais organizada e escalável para escritórios que administram grandes carteiras. ⚠️ Pontos importantes - Confira sempre o vencimento do certificado digital. - A senha informada deve corresponder ao certificado cadastrado. - Utilize Habilitar procurações quando o certificado representar outros clientes. - Vincule somente as pessoas efetivamente autorizadas pela procuração correspondente. - Acompanhe o status da Verificação em 2 Etapas. - Acompanhe principalmente a Validade 2 Etapas, renovando a autenticação quando necessário. - Alterações ou vencimentos de certificados e autorizações podem impactar diretamente as automações dependentes daquele acesso. 🔑 Resumindo Certificado do cliente → acesso às informações daquele próprio cliente. Certificado do escritório + procurações → permite centralizar os clientes representados por aquele certificado. Verificação em duas etapas → pode ser aprovada pela Central de Certificados e permanecer válida pelo período apresentado no sistema, atualmente de até 30 dias. Central de Certificados corretamente configurada → é requisito fundamental para que as automações tributárias da NOTAX consigam executar as consultas e capturas autorizadas.
Connect
Habilitando as pessoas utilizarem o módulo Automatizações (Caixa Postal, Intimações, Situação Fiscal, E-Processos Comunicado e Intimações) 🎯 Objetivo da tela O Connect é a etapa responsável por habilitar os clientes que participarão das rotinas automáticas da NOTAX. O sistema possui o módulo Automatizações, no qual são executadas rotinas como: Situação Fiscal • Intimações • e-Processos – Comunicados e Intimações • Caixa Postal Portanto, não basta apenas cadastrar a pessoa e configurar seu certificado digital ou procuração. Para que a NOTAX comece a executar determinada automação para aquele cliente, ele também precisa estar habilitado no Connect. 🔄 Fluxo correto de configuração Para facilitar o entendimento, pense no processo nesta ordem: 1. Cadastrar a Pessoa ⬇️ 2. Configurar o Certificado Digital ou a Procuração ⬇️ 3. Acessar o Connect ⬇️ 4. Habilitar a Pessoa nos produtos desejados ⬇️ 5. Salvar ⬇️ 6. Cliente passa a fazer parte das rotinas de captura ⚠️ Ponto importante Sempre que um novo cliente entrar na carteira, lembre-se de voltar ao Connect e incluí-lo nos produtos do módulo de Automatizações que ele deverá utilizar. Esse vínculo é realizado uma única vez por produto, permanecendo configurado até que seja alterado ou removido. 📋 Tela principal do Connect Na tela principal conseguimos visualizar os produtos configurados, como: Intimações Caixa Postal Situação Fiscal Comunicados e Intimações Para cada produto, o sistema demonstra informações como Status, quantidade de Pessoas habilitadas e Última Atualização. Por exemplo: 11/50 pessoas Isso significa que existem 11 pessoas habilitadas naquele produto, dentro do limite de 50 pessoas previsto no plano. 👤 Como habilitar um novo cliente Quando um novo cliente entrar na carteira, localize o produto desejado e clique em Editar. Na configuração do produto, clique em: Selecionar pessoas Será apresentada a relação de clientes disponíveis. Marque a nova pessoa que deverá participar daquela automação e clique em Confirmar. Depois, clique em Salvar. Pronto. A pessoa estará habilitada para aquele produto. 💡 Atenção Esse procedimento deve ser realizado nos produtos que o cliente utilizará. Por exemplo, se ele deverá utilizar todas as automações contratadas, verifique sua inclusão em: Caixa Postal → Situação Fiscal → Intimações → e-Processos/Comunicados e Intimações. 📅 Dias da semana para captura Dentro da configuração de cada produto também é possível determinar os dias da semana em que aquela rotina estará habilitada para captura. Podemos ativar ou desativar: Segunda • Terça • Quarta • Quinta • Sexta • Sábado • Domingo Normalmente essa configuração é realizada na implantação do produto e não precisa ser alterada toda vez que um novo cliente é incluído. Para novos clientes, o trabalho recorrente é principalmente incluí-los na relação de Pessoas do produto. 📬 Configuração especial - Caixa Postal O produto Caixa Postal possui uma configuração adicional: Tipos de leitura de detalhamento autorizado Nesse campo podemos definir quais tipos de mensagens o sistema está autorizado a detalhar conforme a configuração disponível. Na tela apresentada, por exemplo, estão selecionados: Aviso Pagamento de Ressarcimento Aviso de Pagamento de Compensação Aviso de Pagamento de Restituição Essa configuração merece atenção porque está relacionada à forma como determinadas mensagens da Caixa Postal serão tratadas pela automação. ⚠️ Regra importante da Caixa Postal A NOTAX realiza a rotina de captura das informações da Caixa Postal, porém não deve marcar automaticamente as mensagens como lidas. A marcação de leitura é uma ação controlada pelo usuário, evitando que uma comunicação seja considerada lida ou que ocorra uma ciência indevida apenas em razão da rotina automática de captura. Por isso, as autorizações de detalhamento devem ser configuradas de acordo com a operação definida pelo escritório. 🔐 Connect + Certificados Digitais É importante entender que as duas configurações trabalham em conjunto. Central de Certificados determina como a NOTAX terá o acesso autorizado ao cliente, seja por certificado próprio ou procuração. Connect determina para quais clientes e produtos a NOTAX deverá executar as rotinas configuradas. Ou seja: Certificado/Procuração = acesso Connect = habilitação da automação Ter o certificado cadastrado não significa, sozinho, que o cliente já está habilitado nas automações. ⭐ Rotina para todo novo cliente Sempre que entrar um novo cliente na carteira, utilize este checklist: 1. Pessoa cadastrada corretamente? 2. Certificado digital ou procuração configurado? 3. Autenticação em duas etapas válida, quando necessária? 4. Cliente incluído no Connect? 5. Cliente habilitado em todos os produtos contratados? 6. Limite de pessoas do plano ainda disponível? Cumpridas essas etapas, a estrutura estará preparada para que o cliente participe das rotinas de automação correspondentes. 🔑 Resumindo O Connect funciona como a chave de ativação dos clientes dentro das Automatizações da NOTAX. Sempre que um novo cliente entrar na carteira, não esqueça: Cadastrar → configurar certificado/procuração → acessar Connect → editar os produtos → selecionar a pessoa → confirmar → salvar. Esse último passo é fundamental: cliente cadastrado e com certificado configurado, mas não habilitado no Connect, não estará incluído na rotina daquele produto.