Cadastros de Layouts
🎯 Objetivo da tela
O cadastro de Layouts é responsável pela personalização dos documentos e das comunicações geradas pela NOTAX.
É aqui que configuramos o que será enviado ou apresentado ao cliente, permitindo que cada empresa utilize seus próprios textos, modelos e padrões de comunicação.
Os layouts podem ser utilizados, por exemplo, para contratos, distratos, e-mails de envio de NFS-e, boletos, notas de débito, mensagens de cobrança, comunicações da Caixa Postal, intimações e movimentações de PER/DCOMP.
O grande diferencial dessa rotina é o uso de variáveis, que permitem criar um modelo uma única vez e fazer com que a NOTAX preencha automaticamente as informações de cada cliente, empresa, contrato ou operação.
📋 Listagem Layouts
Ao acessar Cadastros → Layouts, serão apresentados todos os modelos já cadastrados.
A tela permite pesquisar e filtrar os layouts por:
-
Descrição
-
Código
-
Tipo
-
Status
Também é possível editar, excluir e realizar outras ações disponíveis em cada layout.
Para criar um novo modelo, clique em:
+ Adicionar
➕ Cadastrando um novo layout
O primeiro passo é definir qual será a finalidade daquele modelo.
1. Descrição
Informe um nome que facilite a identificação do layout.
Exemplos:
Contrato de Prestação de Serviços
E-mail de envio de NFS-e
Cobrança – Parcela Vencida
Aviso de Intimação Recebida
É importante utilizar uma descrição clara, principalmente quando a empresa possuir diversos modelos cadastrados.
2. Tipo
O campo Tipo determina onde e para qual finalidade o layout será utilizado dentro da NOTAX.
Entre os tipos disponíveis estão, por exemplo:
Contrato – utilizado como modelo para geração dos contratos.
E-mail NFS-e – mensagem utilizada no envio da Nota Fiscal de Serviço por e-mail.
E-mail NFS-e e Boleto – comunicação utilizada quando nota fiscal e boleto são enviados conjuntamente.
E-mail Nota Débito e E-mail Nota Débito e Boleto – utilizados nas respectivas comunicações financeiras.
WhatsApp NFS-e, WhatsApp Nota Débito e outras opções de WhatsApp – modelos destinados às comunicações por esse canal.
Cobrança (Parcela a vencer) – comunicação preventiva antes do vencimento.
Cobrança (Dia do Vencimento da Parcela) – mensagem utilizada na data do vencimento.
Cobrança (Parcela Vencida) – comunicação utilizada após o vencimento.
E-mail Boleto – modelo utilizado especificamente para envio de boleto.
Além desses, existem layouts relacionados às automações tributárias, como:
Aviso de Pagamento Cliente/Empresa (Caixa Postal)
Intimação
Movimentação PER/DCOMP
Termo de Intimação Cliente/Empresa (Caixa Postal)
Dessa forma, cada tipo de evento ou comunicação pode possuir seu próprio modelo.
✍️ Configuração do texto
Depois de definir a descrição e o tipo, configuramos o conteúdo do layout no campo Texto.
O editor permite criar e formatar livremente o conteúdo que será utilizado pela NOTAX.
É possível inserir títulos, parágrafos, negrito, listas e demais elementos de formatação.
É nesse espaço, por exemplo, que podemos cadastrar todo o conteúdo de um contrato de prestação de serviços, incluindo suas cláusulas.
⭐ O principal recurso: Variáveis
O ponto mais importante do cadastro de Layouts é entender o funcionamento das variáveis.
As variáveis permitem criar um documento ou comunicação dinâmica.
Ao digitar @ dentro do editor, a NOTAX apresenta uma relação de informações disponíveis para serem utilizadas no texto.
Por exemplo:
@Estabelecimento_Razao_Social
@Estabelecimento_Inscricao_Federal
@Estabelecimento_Email
@Estabelecimento_Cep
@Estabelecimento_Logradouro
Essas variáveis funcionam como campos automáticos.
Em vez de digitar manualmente a razão social da empresa em todos os documentos, colocamos a variável correspondente. Quando o documento for gerado, a NOTAX busca a informação cadastrada e substitui automaticamente a variável pelo dado correto.
🔄 Exemplo prático – Contrato
Podemos criar um modelo contendo:
CONTRATANTE: @Pessoa_Razao_Social, com sede à @Pessoa_Endereco_Logradouro, nº @Pessoa_Endereco_Numero, Bairro @Pessoa_Endereco_Bairro, @Pessoa_Endereco_Cidade, inscrita no CNPJ/CPF sob nº @Pessoa_Inscricao_Federal.
Quando o contrato for gerado para determinado cliente, a NOTAX utiliza os dados existentes no cadastro da Pessoa e monta o documento automaticamente.
Assim, o mesmo modelo de contrato pode ser utilizado para diversos clientes, sem a necessidade de editar manualmente nome, CNPJ, endereço e demais informações a cada novo contrato.
🧩 De onde vêm as informações?
As variáveis podem utilizar informações existentes em diferentes partes da NOTAX, conforme o tipo de layout.
Por exemplo, podem existir dados relacionados a:
Pessoa → cliente ou pessoa cadastrada no sistema.
Estabelecimento → empresa que utiliza a NOTAX, matriz, filial ou outra empresa cadastrada no ambiente.
Contrato → informações da contratação.
Serviço → dados relacionados aos serviços cadastrados.
Financeiro/Faturamento → informações relacionadas a cobranças, parcelas, notas fiscais e boletos.
PER/DCOMP e Automações → informações provenientes das respectivas rotinas tributárias.
A disponibilidade das variáveis dependerá do tipo de layout selecionado e das informações que aquela rotina possui.
💡 Exemplo da lógica
Imagine que a empresa possua 500 clientes.
Não precisamos criar 500 contratos diferentes.
Criamos um único Layout de Contrato, utilizando as variáveis.
Quando um contrato é gerado, a NOTAX identifica a pessoa vinculada e transforma algo como:
@Pessoa_Razao_Social
em:
EMPRESA CLIENTE LTDA
O mesmo acontece com CNPJ/CPF, endereço, contato e demais campos utilizados no modelo.
Essa lógica também vale para e-mails, cobranças, comunicações e outros documentos.
⚠️ Pontos importantes
O Tipo do Layout deve ser escolhido corretamente, pois é ele que determina em qual rotina o modelo será utilizado.
Sempre que possível, utilize variáveis em vez de informações digitadas manualmente, principalmente em contratos e comunicações recorrentes.
As informações preenchidas pelas variáveis dependem da qualidade dos cadastros. Portanto, é importante manter Pessoas, Estabelecimentos, Serviços e demais informações corretamente cadastrados na NOTAX.
Antes de colocar um novo layout em utilização, recomenda-se revisar o texto, as variáveis e a formatação para garantir que o documento final seja gerado corretamente.
Depois de concluir a configuração, mantenha o layout como Ativo e salve o cadastro.
🔑 Resumindo
Layout = modelo de comunicação/documento.
Tipo = define onde esse modelo será utilizado.
Texto = conteúdo que será enviado ou gerado.
Variáveis (@) = fazem a NOTAX buscar automaticamente os dados do sistema e preencher o conteúdo.
Com isso, a empresa consegue padronizar contratos, documentos e comunicações, reduzindo preenchimentos manuais e permitindo que a NOTAX utilize os dados já existentes no sistema para gerar cada conteúdo de forma personalizada.