Cadastro de Usuários
A tela Usuários é utilizada para concluir a criação dos usuários que terão acesso à NOTAX.
É importante entender que o cadastro de usuário acontece em duas etapas. Primeiro, a pessoa deve ser cadastrada no menu Cadastros → Pessoas, com o Papel = Usuário. Depois, é necessário acessar Cadastros → Usuários para transformar esse cadastro de pessoa em um usuário efetivo do sistema, definindo seu Perfil de acesso e seu Tipo de Usuário.
Para que serve o Cadastro de Usuários?
O cadastro permite definir quem poderá acessar a NOTAX e quais características esse usuário terá dentro do sistema.
Nesta etapa são configurados principalmente:
-
a pessoa que será vinculada ao usuário;
-
o Perfil, que determina suas permissões;
-
o Tipo de Usuário, que determina a função do usuário dentro de determinadas rotinas;
-
e o status Ativo/Inativo.
📌 Importante: cadastrar uma pessoa com o Papel Usuário não significa que ela já possui um usuário configurado na NOTAX. É necessário concluir o vínculo nesta tela.
Etapa 1 – Cadastrar a Pessoa
Antes de acessar o Cadastro de Usuários, é necessário cadastrar a pessoa.
Acesse:
Cadastros → Pessoas
Cadastre normalmente as informações da pessoa e, no campo Papel, selecione:
Usuário
Depois, salve o cadastro.
Esse passo torna a pessoa disponível para ser vinculada posteriormente no Cadastro de Usuários.
Etapa 2 – Criar o Usuário
Depois de cadastrar a pessoa, acesse:
Cadastros → Usuários
Na tela principal serão apresentados os usuários já cadastrados na plataforma.
A listagem apresenta informações como:
Nome | E-mail | Tipo de Usuário | Perfil | Status | Ações
Também é possível pesquisar pelo nome ou e-mail, além de utilizar os filtros de Tipo de Usuário e Status.
Para criar um novo usuário, clique em:
+ Adicionar
Campo Pessoa
O primeiro campo apresentado será Pessoa.
Aqui está uma regra importante da NOTAX:
⚠️ Neste campo somente serão apresentadas as pessoas cadastradas com Papel = Usuário que ainda não foram vinculadas a um usuário do sistema.
Isso significa que a mesma pessoa não poderá ser vinculada novamente depois que seu usuário já tiver sido criado.
O processo funciona assim:
Pessoa cadastrada com Papel Usuário → fica disponível no campo Pessoa → é vinculada no Cadastro de Usuários → deixa de aparecer entre os cadastros disponíveis para novo vínculo.
Selecione a pessoa que deseja transformar em usuário da plataforma.
Nome Completo e E-mail
Ao selecionar a Pessoa, os dados relacionados ao cadastro serão utilizados para preencher as informações do usuário, como:
Nome Completo
É importante conferir essas informações, principalmente o endereço de e-mail, pois ele está relacionado à identificação do usuário no sistema.
Perfil
O campo Perfil determina quais telas e operações aquele usuário poderá acessar na NOTAX.
Os perfis são previamente configurados em:
Cadastros → Perfis
No Cadastro de Perfis é possível definir permissões como:
Visualizar | Inserir | Editar
para as diferentes rotinas do sistema.
💡 Exemplo: você pode criar um perfil chamado Financeiro permitindo acesso às rotinas financeiras e restringindo determinadas funcionalidades de contratos ou outras áreas.
Depois, basta selecionar esse perfil no Cadastro do Usuário.
Atalho para Cadastro de Perfil
Ao lado do campo Perfil existe o botão representado pelo quadrado com uma seta ↗.
Esse botão funciona como um atalho para acessar a rotina relacionada ao cadastro de Perfis, facilitando a configuração sem precisar procurar manualmente a opção no menu.
Tipo de Usuário
Além do Perfil, é necessário selecionar o Tipo de Usuário.
Atualmente, a tela apresenta opções como:
Padrão
Consultor
Analista
O Tipo de Usuário representa a função daquele usuário dentro das regras e rotinas específicas da NOTAX.
É importante não confundir Perfil com Tipo de Usuário.
Perfil = determina o que o usuário pode acessar e fazer no sistema.
Tipo de Usuário = identifica como esse usuário será tratado dentro das rotinas da NOTAX.
Portanto, um usuário poderá, por exemplo, possuir um determinado Perfil de permissões e, ao mesmo tempo, ser classificado como Consultor, Analista ou Padrão.
Ativo
A opção Ativo determina se o usuário estará habilitado para utilização no sistema.
Quando habilitada, o usuário permanece ativo.
Quando o acesso não for mais necessário, o usuário poderá ser inativado.
💡 Sempre que um colaborador deixar de utilizar a plataforma, é recomendável revisar seu cadastro e seu status de acesso.
Como cadastrar um usuário corretamente
O fluxo completo é:
1. Acesse Cadastros → Pessoas.
2. Cadastre a pessoa que utilizará o sistema.
3. No campo Papel, selecione Usuário.
4. Salve o cadastro da pessoa.
5. Acesse Cadastros → Usuários.
6. Clique em + Adicionar.
7. No campo Pessoa, localize a pessoa cadastrada anteriormente.
8. Confira Nome Completo e E-mail.
9. Selecione o Perfil de acesso.
10. Selecione o Tipo de Usuário: Padrão, Consultor ou Analista.
11. Mantenha a opção Ativo habilitada, quando aplicável.
12. Clique em Salvar.
⚠️ Pontos importantes
Pessoa e Usuário são cadastros diferentes: primeiro cadastramos a Pessoa e depois realizamos o vínculo para criar efetivamente o Usuário.
Papel obrigatório: para aparecer na seleção do Cadastro de Usuários, a pessoa precisa estar cadastrada com Papel = Usuário.
Somente pessoas ainda não vinculadas aparecem: depois que uma pessoa já foi vinculada a um usuário, ela não será novamente apresentada como disponível para um novo vínculo.
Perfil controla permissões: antes de cadastrar o usuário, é recomendável que os Perfis estejam corretamente configurados em Cadastros → Perfis.
Tipo de Usuário não substitui o Perfil: são configurações diferentes e possuem finalidades distintas dentro da plataforma.
📧 Criação da senha de acesso
Após preencher as informações e clicar em Salvar, o usuário será criado na NOTAX.
Automaticamente, o e-mail informado no cadastro receberá uma mensagem da NOTAX para criação da senha de acesso.
O novo usuário deverá acessar esse e-mail e seguir as orientações recebidas para definir sua senha. Após a criação da senha, poderá utilizar seu e-mail cadastrado e a senha definida para acessar a plataforma.
⚠️ Por isso, é muito importante conferir se o endereço de e-mail informado no cadastro está correto antes de salvar o usuário.
Objetivo da tela
O objetivo do Cadastro de Usuários é transformar uma pessoa previamente cadastrada na NOTAX em um usuário efetivo da plataforma, definindo suas permissões e sua função dentro do sistema.
A lógica pode ser resumida da seguinte forma:
PESSOA → Papel Usuário → USUÁRIO → Perfil + Tipo de Usuário → Acesso configurado
Dessa forma, a NOTAX mantém separado o cadastro da pessoa da configuração de acesso ao sistema, permitindo maior controle sobre usuários, funções e permissões.