Documentos
Documentos
Cadastro de Documentos 🎯 Objetivo da tela A tela Documentos é o guarda-documentos da NOTAX. É nela que o usuário cria sua estrutura de pastas e cadastra os documentos digitais que deseja armazenar, consultar ou posteriormente encaminhar para assinatura. 🧭 Caminho de acesso Documentos → Documentos 📁 Organização por pastas Na lateral esquerda da tela estão disponíveis as pastas utilizadas para organizar os documentos. O usuário pode criar sua própria estrutura conforme a necessidade da empresa. Exemplos: CONTABILIDADE CONTRATOS DIRETORIA NDA – TERMO DE CONFIDENCIALIDADE PROCURAÇÕES Também estão disponíveis as opções Todas as pastas e Sem pasta. ➕ Nova pasta A opção Nova pasta permite criar novas categorias de organização. 💡 A estrutura não precisa ficar limitada aos exemplos existentes. Cada empresa pode criar as pastas de acordo com sua operação. ➕ Adicionar um documento Para incluir um novo documento, clique em: Adicionar Será aberta a tela Novo Documento. Nela poderão ser preenchidas informações como: Título: identificação do documento. Tipo: classificação do documento. Os tipos disponíveis são previamente configurados em Tipos de Documento. Pasta: local em que o documento ficará armazenado. Pessoas: permite relacionar o documento a uma ou mais pessoas/empresas cadastradas na NOTAX. Responsável: usuário interno responsável pelo documento. Tags: permite criar classificações adicionais para facilitar a organização e localização. Anexos: local para anexar os arquivos correspondentes ao documento. 📌 A tela permite anexar até 10 arquivos de até 10 MB cada, conforme indicado na própria rotina. 🗂️ Tipo x Pasta É importante compreender que Tipo de Documento e Pasta possuem funções diferentes. O Tipo determina a natureza e os atributos do documento. A Pasta determina onde aquele documento será organizado dentro do guarda-documentos. Por exemplo: Título: Procuração Empresa ABC Tipo: PROCURAÇÕES Pasta: PROCURAÇÕES Pessoa: Empresa ABC Responsável: usuário responsável Anexo: Procuracao_Empresa_ABC.pdf Essa estrutura facilita tanto a organização quanto a posterior localização do documento. 🔎 Consulta dos documentos Ao selecionar uma pasta, o sistema apresenta os documentos armazenados nela. A listagem apresenta informações como: Título, Tipo, Pessoas, Tags, Anexos e Ações. Também é possível pesquisar documentos por título ou pessoa. ✏️ Editar documento Por meio das ações do documento, o usuário pode editar seu cadastro. Na edição é possível consultar ou alterar informações como título, tipo, pasta, pessoas relacionadas, responsável, tags, observações e anexos. Os arquivos já anexados também permanecem disponíveis para consulta. 📎 Anexos Os anexos representam os arquivos digitais vinculados ao cadastro. É justamente essa etapa que permite que um documento externo passe a fazer parte da gestão documental da NOTAX. Por exemplo, o usuário pode receber externamente: uma procuração em PDF → cadastrar em Documentos → classificar como PROCURAÇÕES → armazenar na pasta correspondente → vincular ao cliente → posteriormente enviar para assinatura.
Assinaturas
Enviando documento anexado para assinatura digital 🎯 Objetivo da tela A tela Assinaturas centraliza o envio e o acompanhamento de documentos para assinatura digital. 🧭 Caminho de acesso Documentos → Assinaturas Essa rotina permite utilizar documentos que foram previamente cadastrados e anexados no guarda-documentos da NOTAX. ⚠️ Regra para envio de documentos externos Essa é uma regra fundamental do módulo: O documento externo não é enviado diretamente para assinatura. Primeiro, ele precisa fazer parte do guarda-documentos. Portanto: 1. Cadastre o documento em Documentos. 2. Selecione seu Tipo de Documento. 3. Organize-o em uma pasta. 4. Anexe o arquivo em PDF. 5. Salve o documento. 6. Depois acesse Assinaturas. 7. Clique em Adicionar. 8. Selecione o documento e o anexo disponível. 9. Configure os assinantes. 10. Envie para assinatura. 📌 Na rotina de assinatura, somente aparecem documentos que possuem anexo disponível para assinatura. Essa regra evita que arquivos sem documento correspondente ou sem organização prévia sejam enviados diretamente pelo assinador. ➕ Enviar documento para assinatura Na tela Assinaturas, clique em: Adicionar Será aberta a janela Enviar Documento para Assinatura. 📄 Documento Selecione o documento previamente cadastrado no guarda-documentos. O próprio sistema informa: Só aparecem documentos com anexo ainda disponível para assinatura. 📎 Anexos a assinar Após selecionar o documento, escolha o arquivo PDF que deverá compor o envio. Quando houver mais de um anexo selecionado, eles serão enviados no mesmo envelope, respeitando a ordem de seleção. 📌 Para essa rotina de assinatura, os anexos devem estar em PDF. ✍️ Assinatura digital Com a opção Assinatura digital habilitada, são apresentados os campos para definição dos participantes. 👤 Quem assina como contratada? Selecione a pessoa que representará a contratada. 👤 Quem assina como contratante? Selecione a pessoa responsável pela assinatura como contratante. 👥 Quem assina como testemunha? Campo opcional para inclusão de testemunha. ⚠️ Caso uma testemunha seja incluída no envelope, ela também deverá assinar para que o documento seja considerado concluído. Após conferir os participantes, clique em: Enviar para Assinatura 📊 Acompanhamento das assinaturas A tela principal apresenta os documentos enviados e permite acompanhar informações como: Documento, Arquivos, Assinaturas, Origem e Status. ✍️ Assinaturas Demonstra a quantidade de assinaturas realizadas em relação à quantidade esperada. Exemplos: 1 de 2 — uma das duas assinaturas foi realizada. 2 de 2 — todas as assinaturas foram realizadas. 🔗 Origem Permite identificar a origem do documento. Entre as situações apresentadas na tela estão documentos de origem Manual e documentos enviados pelo Assinador Notax. 🟡 Aguardando Assinatura Indica que ainda existem assinaturas pendentes. 🟢 Concluída Indica que o processo de assinatura foi concluído. ⚙️ Ações da assinatura No menu de ações estão disponíveis recursos relacionados ao documento e ao processo de assinatura. Entre eles: Histórico de Assinaturas — permite acompanhar o histórico relacionado às assinaturas. Imprimir Documento Assinado — permite acessar/imprimir o documento após sua assinatura. Anexar Documento Assinado — permite anexar ao registro um documento que já tenha sido assinado externamente. Essa última opção é especialmente útil quando a assinatura ocorreu fora da NOTAX, mas o usuário deseja manter o documento final organizado no sistema.
Tipos de Documento
Cadastro do Tipo de Documento 🎯 Objetivo da tela A rotina Tipos de Documento permite criar as classificações utilizadas na gestão documental. Antes de cadastrar documentos, é recomendável estruturar os tipos que serão utilizados pela empresa. 🧭 Caminho de acesso Documentos → Tipos de Documento Na tela principal é possível visualizar informações como: Nome, Atributos, Documentos, Status e Ações. Exemplos de tipos cadastrados: CONTRATOS NDA – TERMO DE CONFIDENCIALIDADE PROCURAÇÕES ➕ Criar um tipo de documento Clique em: Adicionar Na configuração do tipo são apresentados campos como: 📝 Nome Define o nome da classificação. Exemplos: Contrato, Procuração, NDA, Notificação, Declaração, Documento Contábil. 🎨 Cor de identificação Permite atribuir uma identificação visual ao tipo de documento. Isso facilita a diferenciação dos documentos na operação. 📁 Pasta padrão Permite relacionar uma pasta padrão ao tipo. Assim, a estrutura de organização pode ser padronizada de acordo com a classificação utilizada. ✅ Ativo Determina se aquele tipo estará ativo para utilização. ⚙️ Atributos do tipo Um diferencial dessa configuração é a possibilidade de determinar quais informações serão solicitadas quando um documento daquele tipo for cadastrado. Entre os atributos disponíveis estão, por exemplo: Número, Valor, Data do documento, Data de competência, Data de publicação, Data de vencimento, Órgão, Número do processo e Observação. O usuário escolhe quais atributos deseja utilizar. ❗ Campo obrigatório Além de habilitar um atributo, é possível definir se seu preenchimento será obrigatório. Dessa forma, a empresa consegue estabelecer um padrão documental. Por exemplo, para uma determinada categoria pode ser necessário exigir sempre: Número do processo + Data do documento + Observação. ✏️ Rótulo customizado O sistema também permite alterar o nome apresentado para determinado atributo. Assim, um campo padrão pode receber uma nomenclatura mais adequada à rotina interna da empresa. 🔢 Ordem Define a sequência em que os campos aparecerão no cadastro do documento. Isso permite personalizar a experiência de preenchimento. 👁️ Prévia do formulário Na parte inferior da configuração, a NOTAX apresenta a Prévia do formulário do documento. Essa prévia permite visualizar como os campos selecionados aparecerão posteriormente para o usuário. 📌 Portanto, Tipos de Documento não serve apenas para criar uma categoria. Ele também determina quais informações serão coletadas e organizadas para aquele tipo documental.
Fluxo completo do Módulo Documentos
🔄 Fluxo completo do módulo Documentos O funcionamento recomendado pode ser entendido em três etapas principais: 1️⃣ Tipos de Documento Criar as categorias → definir cor → pasta padrão → selecionar atributos → determinar campos obrigatórios → definir rótulos e ordem. 2️⃣ Documentos Criar pastas → adicionar documento → selecionar tipo → vincular pessoa → definir responsável → adicionar tags → anexar arquivos → salvar. 3️⃣ Assinaturas Localizar documento previamente cadastrado → selecionar PDF disponível → definir assinantes → enviar → acompanhar assinaturas → acessar histórico → obter documento concluído. 💡 Exemplo prático Imagine que o escritório recebeu uma notificação em PDF que precisa ser assinada pelo cliente. Primeiro, em Tipos de Documento, pode ser criado o tipo NOTIFICAÇÕES, com os atributos necessários. Depois, em Documentos, o usuário cadastra a notificação, relaciona o cliente, seleciona o responsável, escolhe a pasta adequada e anexa o PDF. Somente depois disso o usuário acessa Assinaturas → Adicionar. A NOTAX apresentará o documento e o PDF disponível para assinatura. O usuário seleciona os participantes e realiza o envio. A partir daí, a própria tela Assinaturas passa a centralizar o acompanhamento do processo até sua conclusão. O fluxo correto é: Tipos de Documento → Documentos → Anexar PDF → Assinaturas → Enviar para assinatura → Acompanhar assinaturas ✅ Resultado esperado O módulo Documentos permite transformar a NOTAX em um ambiente centralizado de gestão documental, e não apenas em um local para armazenar arquivos. A empresa consegue criar sua própria estrutura de pastas, definir tipos documentais personalizados, determinar quais informações devem ser registradas para cada tipo, relacionar documentos aos clientes, armazenar arquivos digitais e utilizar esses documentos posteriormente na rotina de assinatura. O principal conceito operacional é: Primeiro organizar e armazenar → depois enviar para assinatura. Dessa forma, documentos externos — sejam contratos, procurações, notificações, termos, boletos bancários, declarações ou outros PDFs — podem ser incorporados à gestão da NOTAX, permanecer vinculados à operação e, quando necessário, seguir para o processo de assinatura digital dentro do próprio sistema.