Cadastro do Tipo de Documento
🎯 Objetivo da tela
A rotina Tipos de Documento permite criar as classificações utilizadas na gestão documental.
Antes de cadastrar documentos, é recomendável estruturar os tipos que serão utilizados pela empresa.
🧭 Caminho de acesso
Documentos → Tipos de Documento
Na tela principal é possível visualizar informações como:
Nome, Atributos, Documentos, Status e Ações.
Exemplos de tipos cadastrados:
CONTRATOS
NDA – TERMO DE CONFIDENCIALIDADE
PROCURAÇÕES
➕ Criar um tipo de documento
Clique em:
Adicionar
Na configuração do tipo são apresentados campos como:
📝 Nome
Define o nome da classificação.
Exemplos:
Contrato, Procuração, NDA, Notificação, Declaração, Documento Contábil.
🎨 Cor de identificação
Permite atribuir uma identificação visual ao tipo de documento.
Isso facilita a diferenciação dos documentos na operação.
📁 Pasta padrão
Permite relacionar uma pasta padrão ao tipo.
Assim, a estrutura de organização pode ser padronizada de acordo com a classificação utilizada.
✅ Ativo
Determina se aquele tipo estará ativo para utilização.
⚙️ Atributos do tipo
Um diferencial dessa configuração é a possibilidade de determinar quais informações serão solicitadas quando um documento daquele tipo for cadastrado.
Entre os atributos disponíveis estão, por exemplo:
Número, Valor, Data do documento, Data de competência, Data de publicação, Data de vencimento, Órgão, Número do processo e Observação.
O usuário escolhe quais atributos deseja utilizar.
❗ Campo obrigatório
Além de habilitar um atributo, é possível definir se seu preenchimento será obrigatório.
Dessa forma, a empresa consegue estabelecer um padrão documental.
Por exemplo, para uma determinada categoria pode ser necessário exigir sempre:
Número do processo + Data do documento + Observação.
✏️ Rótulo customizado
O sistema também permite alterar o nome apresentado para determinado atributo.
Assim, um campo padrão pode receber uma nomenclatura mais adequada à rotina interna da empresa.
🔢 Ordem
Define a sequência em que os campos aparecerão no cadastro do documento.
Isso permite personalizar a experiência de preenchimento.
👁️ Prévia do formulário
Na parte inferior da configuração, a NOTAX apresenta a Prévia do formulário do documento.
Essa prévia permite visualizar como os campos selecionados aparecerão posteriormente para o usuário.
📌 Portanto, Tipos de Documento não serve apenas para criar uma categoria. Ele também determina quais informações serão coletadas e organizadas para aquele tipo documental.