Enviando documento anexado para assinatura digital
🎯 Objetivo da tela
A tela Assinaturas centraliza o envio e o acompanhamento de documentos para assinatura digital.
🧭 Caminho de acesso
Documentos → Assinaturas
Essa rotina permite utilizar documentos que foram previamente cadastrados e anexados no guarda-documentos da NOTAX.
⚠️ Regra para envio de documentos externos
Essa é uma regra fundamental do módulo:
O documento externo não é enviado diretamente para assinatura.
Primeiro, ele precisa fazer parte do guarda-documentos.
Portanto:
1. Cadastre o documento em Documentos. 2. Selecione seu Tipo de Documento. 3. Organize-o em uma pasta. 4. Anexe o arquivo em PDF. 5. Salve o documento. 6. Depois acesse Assinaturas. 7. Clique em Adicionar. 8. Selecione o documento e o anexo disponível. 9. Configure os assinantes. 10. Envie para assinatura.
📌 Na rotina de assinatura, somente aparecem documentos que possuem anexo disponível para assinatura.
Essa regra evita que arquivos sem documento correspondente ou sem organização prévia sejam enviados diretamente pelo assinador.
➕ Enviar documento para assinatura
Na tela Assinaturas, clique em:
Adicionar
Será aberta a janela Enviar Documento para Assinatura.
📄 Documento
Selecione o documento previamente cadastrado no guarda-documentos.
O próprio sistema informa:
Só aparecem documentos com anexo ainda disponível para assinatura.
📎 Anexos a assinar
Após selecionar o documento, escolha o arquivo PDF que deverá compor o envio.
Quando houver mais de um anexo selecionado, eles serão enviados no mesmo envelope, respeitando a ordem de seleção.
📌 Para essa rotina de assinatura, os anexos devem estar em PDF.
✍️ Assinatura digital
Com a opção Assinatura digital habilitada, são apresentados os campos para definição dos participantes.
👤 Quem assina como contratada?
Selecione a pessoa que representará a contratada.
👤 Quem assina como contratante?
Selecione a pessoa responsável pela assinatura como contratante.
👥 Quem assina como testemunha?
Campo opcional para inclusão de testemunha.
⚠️ Caso uma testemunha seja incluída no envelope, ela também deverá assinar para que o documento seja considerado concluído.
Após conferir os participantes, clique em:
Enviar para Assinatura
📊 Acompanhamento das assinaturas
A tela principal apresenta os documentos enviados e permite acompanhar informações como:
Documento, Arquivos, Assinaturas, Origem e Status.
✍️ Assinaturas
Demonstra a quantidade de assinaturas realizadas em relação à quantidade esperada.
Exemplos:
1 de 2 — uma das duas assinaturas foi realizada.
2 de 2 — todas as assinaturas foram realizadas.
🔗 Origem
Permite identificar a origem do documento.
Entre as situações apresentadas na tela estão documentos de origem Manual e documentos enviados pelo Assinador Notax.
🟡 Aguardando Assinatura
Indica que ainda existem assinaturas pendentes.
🟢 Concluída
Indica que o processo de assinatura foi concluído.
⚙️ Ações da assinatura
No menu de ações estão disponíveis recursos relacionados ao documento e ao processo de assinatura.
Entre eles:
Histórico de Assinaturas — permite acompanhar o histórico relacionado às assinaturas.
Imprimir Documento Assinado — permite acessar/imprimir o documento após sua assinatura.
Anexar Documento Assinado — permite anexar ao registro um documento que já tenha sido assinado externamente.
Essa última opção é especialmente útil quando a assinatura ocorreu fora da NOTAX, mas o usuário deseja manter o documento final organizado no sistema.