Cadastro de Documentos
🎯 Objetivo da tela
A tela Documentos é o guarda-documentos da NOTAX.
É nela que o usuário cria sua estrutura de pastas e cadastra os documentos digitais que deseja armazenar, consultar ou posteriormente encaminhar para assinatura.
🧭 Caminho de acesso
Documentos → Documentos
📁 Organização por pastas
Na lateral esquerda da tela estão disponíveis as pastas utilizadas para organizar os documentos.
O usuário pode criar sua própria estrutura conforme a necessidade da empresa.
Exemplos:
CONTABILIDADE
CONTRATOS
DIRETORIA
NDA – TERMO DE CONFIDENCIALIDADE
PROCURAÇÕES
Também estão disponíveis as opções Todas as pastas e Sem pasta.
➕ Nova pasta
A opção Nova pasta permite criar novas categorias de organização.
💡 A estrutura não precisa ficar limitada aos exemplos existentes. Cada empresa pode criar as pastas de acordo com sua operação.
➕ Adicionar um documento
Para incluir um novo documento, clique em:
Adicionar
Será aberta a tela Novo Documento.
Nela poderão ser preenchidas informações como:
Título: identificação do documento.
Tipo: classificação do documento. Os tipos disponíveis são previamente configurados em Tipos de Documento.
Pasta: local em que o documento ficará armazenado.
Pessoas: permite relacionar o documento a uma ou mais pessoas/empresas cadastradas na NOTAX.
Responsável: usuário interno responsável pelo documento.
Tags: permite criar classificações adicionais para facilitar a organização e localização.
Anexos: local para anexar os arquivos correspondentes ao documento.
📌 A tela permite anexar até 10 arquivos de até 10 MB cada, conforme indicado na própria rotina.
🗂️ Tipo x Pasta
É importante compreender que Tipo de Documento e Pasta possuem funções diferentes.
O Tipo determina a natureza e os atributos do documento.
A Pasta determina onde aquele documento será organizado dentro do guarda-documentos.
Por exemplo:
Título: Procuração Empresa ABC
Tipo: PROCURAÇÕES
Pasta: PROCURAÇÕES
Pessoa: Empresa ABC
Responsável: usuário responsável
Anexo: Procuracao_Empresa_ABC.pdf
Essa estrutura facilita tanto a organização quanto a posterior localização do documento.
🔎 Consulta dos documentos
Ao selecionar uma pasta, o sistema apresenta os documentos armazenados nela.
A listagem apresenta informações como:
Título, Tipo, Pessoas, Tags, Anexos e Ações.
Também é possível pesquisar documentos por título ou pessoa.
✏️ Editar documento
Por meio das ações do documento, o usuário pode editar seu cadastro.
Na edição é possível consultar ou alterar informações como título, tipo, pasta, pessoas relacionadas, responsável, tags, observações e anexos.
Os arquivos já anexados também permanecem disponíveis para consulta.
📎 Anexos
Os anexos representam os arquivos digitais vinculados ao cadastro.
É justamente essa etapa que permite que um documento externo passe a fazer parte da gestão documental da NOTAX.
Por exemplo, o usuário pode receber externamente:
uma procuração em PDF → cadastrar em Documentos → classificar como PROCURAÇÕES → armazenar na pasta correspondente → vincular ao cliente → posteriormente enviar para assinatura.